Rechnung schreiben, Schritt für Schritt.

Eine Rechnung nach § 14 Abs. 4 UStG nennt Name und vollständige Anschrift von Aussteller und Empfänger, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung, das Entgelt nach Steuersätzen sowie Steuersatz und Steuerbetrag oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung. In bestimmten Fällen kommen der Aufbewahrungshinweis nach § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG und das Wort „Gutschrift“ hinzu.

Zum Abhaken gibt es die Checkliste weiter oben. Quelle: § 14 UStG, gelesen am 04.10.2026.

Ja. Wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, weist keine Umsatzsteuer aus. Auf die Rechnung gehören das Entgelt in einer Summe und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (§ 34a UStDV). Die Regelung gilt, solange der Umsatz im Vorjahr 25.000 € und im laufenden Jahr 100.000 € nicht übersteigt (Quelle: § 19 UStG, gelesen am 04.10.2026).

Im Generator schaltet der Haken „Kleinunternehmer“ die Steuer ab. Wer trotzdem Umsatzsteuer ausweist, kann sie nach § 14c Abs. 2 UStG schulden. Einzelfälle klärt das Finanzamt oder ein Steuerberater.

Das Umsatzsteuergesetz regelt den Inhalt einer Rechnung, nicht das Programm. Eine Datei aus Word oder Excel kann deshalb genügen, wenn alle Pflichtangaben stimmen und die Rechnungsnummern fortlaufend vergeben sind. Für elektronische Rechnungen zwischen Unternehmen gelten allerdings schrittweise strengere Formvorgaben; Kleinunternehmer sind davon beim Ausstellen ausgenommen (§ 34a UStDV).

Ob eine Tabelle für Sie dauerhaft reicht, hängt vom Zeitpunkt und von Ihrem Umsatz ab. Muster für Word, Excel und PDF finden Sie unter Rechnungsvorlage.

Eine Rangliste gibt es hier bewusst nicht. Auf den Preisseiten bestätigen FastBill und Papierkram eine Kleinunternehmer-Einstellung; bei den übrigen Programmen im Finder ist sie dort nicht belegt. Das heißt nicht, dass sie fehlt, sondern nur, dass wir sie nicht belegen können. Kostenlose Tarife nennen sevdesk, easybill, Zervant und Papierkram.

Fragen Sie vor dem Abschluss nach, ob genau Ihr Tarif die Einstellung enthält: Die Zuordnung zu den Tarifen ist auf den Preisseiten nicht immer eindeutig. Im Software-Finder sehen Sie Preis, Stand und Quelle je Programm.

Das hängt vom Fehler ab. Fehlende oder unrichtige Angaben können in einem Dokument berichtigt werden, das eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung Bezug nimmt (§ 31 UStDV). Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er sie nicht schuldet, kann sie nach § 14c Abs. 2 UStG schulden.

Am einfachsten ist es, Fehler vor dem Versand zu finden: Der Pflichtangaben-Prüfer im Generator zeigt fehlende Felder an, solange Sie tippen. Wie sich ein Fehler steuerlich für Sie oder Ihren Kunden auswirkt, beurteilen das Finanzamt oder ein Steuerberater.