Buchhaltungs­software kostenlos: vier Gratis-Tarife mit Grenzen

Was bekommt man, wenn eine Buchhaltungssoftware nichts kostet? Auf den Preisseiten, die wir am 04.10.2026 gelesen haben, vier verschiedene Antworten, und keine davon lautet „Buchhaltung komplett“. Die eine Seite erlaubt drei Rechnungen im Monat, die zweite 50 Dokumente bei nur drei Kontakten, die dritte verbindet ein Bankkonto, nennt aber in der FAQ eine Grenze von fünf Rechnungen, die vierte setzt ihr Logo in die Fußzeile Ihrer Dokumente.

Dieser Artikel stellt die vier Gratis-Tarife nebeneinander, sagt offen, wo die Preisseiten schweigen, und zeigt, wie Sie in fünf Minuten herausfinden, ob eine der Grenzen zu Ihrem Alltag passt. Er sagt auch, was nicht dasteht: Zu Anbietern, deren Preisseiten wir nicht gelesen haben, etwa DATEV oder WISO, nennen wir weder Preise noch Funktionen. Aktuell ist bei keinem der Anbieter ein Partnerlink aktiv; Tarifnamen sind reiner Text.

Welche ist die beste kostenlose Buchhaltungssoftware?

Die Frage steht in fast jedem Suchergebnis, und sie lässt sich nicht seriös beantworten, ohne zu wissen, was Sie buchen wollen. Ein Tarif mit drei Rechnungen im Monat ist für eine Hobbyfotografin ein vernünftiger Anfang und für eine Trainerin mit zehn Kunden unbrauchbar. Wir vergeben deshalb keine Plätze, keine Noten und keine Siegerlisten. Was wir tun können, ist das, was auf den Preisseiten steht, mit Quelle und Datum zu ordnen und zu zeigen, welche Fragen offen bleiben.

Eine Einschränkung vorab: Der Vergleich beruht auf Preisseiten, nicht auf eigenen Versuchen. Wie gut sich ein Tarif im Alltag anfühlt, lässt sich daraus nicht ablesen.

Die vier Gratis-Tarife in einer Tabelle

Die Tabelle enthält nur Programme mit bestätigtem Gratis-Tarif. „unbekannt“ heißt, dass die gelesene Seite keine sichere Aussage zulässt; es heißt nicht „nein“. In der Spalte zum ersten bezahlten Tarif steht der Katalogpreis, nicht eine befristete Aktion.

Preise netto (zuzüglich Mehrwertsteuer) pro Monat bei monatlicher Zahlung, laut Preisseite des jeweiligen Anbieters. Stand: 04.10.2026. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen. „unbekannt“ heißt: Die gelesene Preisseite ließ keine sichere Aussage zu. „ja“ nennt, wo die Quelle es hergibt, den Tarif, ab dem die Funktion bestätigt ist.

Drei Dinge fallen beim Lesen auf. Erstens ist bei sevdesk die Antwort am klarsten, aber nicht die erfreulichste: Bankanbindung und EÜR beginnen erst im Tarif „Buchhaltung“. Zweitens sind Bank und EÜR bei den anderen drei nicht bestätigt, bei Zervant allerdings die Bankverbindung. Drittens nennt keine der vier Seiten einen Gratis-Zugang für die Steuerberatung außer easybill, wo laut Seite ein Zugang im Tarif Free enthalten ist.

Die vier Tarife im Einzelnen

sevdesk, Tarif „Kostenlos“: klar abgegrenzt

Drei Rechnungen pro Monat, unbegrenzte Kontakte und Produkte, keine Kreditkarte nötig. Der Anbieter beschreibt eine Testphase von 14 Tagen mit allen Funktionen, danach wechselt das Konto in den kostenlosen Tarif. Wer Belege ordnen und eine Bank verbinden möchte, muss laut Seite in den Tarif „Buchhaltung“ wechseln (25,90 € netto pro Monat); dort beginnen auch EÜR und Kassenbuch. Der Zwischenschritt „Rechnung“ (12,90 € netto pro Monat) bringt unbegrenzt Rechnungen und Angebote, aber noch keine Buchhaltung. Wer ihn wählt, zahlt also für Rechnungen, nicht fürs Buchen.

easybill, Tarif „Free“: viel Platz, wenig Kontakte

50 Dokumente im Monat und drei Kontakte, dazu ein Zugang für die Steuerberatung. Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine zählen zu den Dokumenten. Wenn Sie wenige Kunden haben, die oft bestellen, passt das; bei zwanzig wechselnden Kunden stößt der Tarif an die Kontaktgrenze. Ob Free eine Bankverbindung oder eine EÜR enthält, geht aus der Preisseite nicht hervor. Sie nennt „Zahlungsabgleich“ als Grundfunktion, ohne zu sagen, wie er funktioniert. Der Tarif „Starter“ (12,00 €) hebt die Grenzen auf 250 Dokumente und 20 Kontakte und nennt eine Belegerfassung mit KI.

Zervant, Tarif „Free“: Bankkonto ja, Grenze unklar

Im Gratis-Tarif sind Angebote und Rechnungen, die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben und die Verbindung zu einem Bankkonto enthalten. Die Tarifkarte spricht von unbegrenzten Rechnungen, die FAQ nennt fünf pro Monat. Den Widerspruch lösen wir nicht auf; ob fünf oder unbegrenzt gilt, sollten Sie beim Anbieter erfragen. Zu beachten ist außerdem der finnische Hintergrund: Ohne USt-IdNr. nennt die Seite für die bezahlten Tarife zusätzlich finnische Umsatzsteuer. „Einnahmen und Ausgaben verfolgen“ ist nicht dasselbe wie eine EÜR, und die Seite sagt nicht, dass es dasselbe wäre.

Papierkram, Tarif „Free“: Grundfunktionen mit Logo

Der kostenlose Tarif enthält laut Seite Grundfunktionen der Buchhaltung; auf Ihren Dokumenten erscheint das Papierkram-Logo in der Fußzeile. Das ist ein offener Tausch, den man vor dem ersten Kundenbrief kennen sollte. Auf der Preisseite steht außerdem, dass EÜR, UStVA und BWA automatisch erstellt werden und dass sich die Kleinunternehmer-Einstellung aktivieren lässt; welchem Tarif das zugeordnet ist, geht aus dem Text nicht hervor, daher „Tarif unbekannt“. Der erste bezahlte Tarif „S“ kostet 15,90 € netto pro Monat.

Was in keinem Gratis-Tarif bestätigt ist

Die wichtigste Lücke ist die EÜR. Viele Selbstständige ermitteln ihren Gewinn über eine Einnahmenüberschussrechnung, und aus diesem Grund suchen sie Buchhaltungssoftware. In unseren Daten ist die EÜR bei keinem der vier Gratis-Tarife als enthalten bestätigt. Bei sevdesk steht das Gegenteil: Sie beginnt im bezahlten Tarif. Bei Papierkram nennt die Preisseite die Auswertung, ordnet sie aber keinem Tarif zu. Bei easybill und Zervant fehlt sie auf der Seite ganz.

Dasselbe gilt für die Umsatzsteuer-Voranmeldung. Wer sie braucht, sollte nicht annehmen, dass sie im Gratis-Tarif liegt, sondern es auf der Preisseite oder im Support klären. Zur steuerlichen Seite gilt: Welche Form der Gewinnermittlung für Sie gilt und was eine Software dazu beitragen kann, klärt das Finanzamt oder Ihre Beratung. Dieser Artikel entscheidet das nicht.

Welches einfache Buchhaltungsprogramm kann ich verwenden?

„Einfach“ heißt bei Buchhaltung meist: wenig Menüs, wenige Belege, kein Fachwort. Mit Preisseiten lässt sich das nicht prüfen. Als einfachsten Einstieg nennen wir deshalb keinen Anbieter, sondern eine Reihenfolge: Erst Rechnungen ordnen, dann Belege, dann Konto. Für Rechnungen genügt oft eine Tabelle; wie die Excel-Fassung unserer Vorlagen gebaut ist, beschreibt der Artikel Rechnungsvorlage in Excel. Eine Tabelle führt aber keine Belege und keine Bankverbindung. Wenn Sie nur einige Ausgaben im Jahr haben, kann eine Liste ausreichen, ob sie für Ihre Zwecke genügt, klären Finanzamt oder Beratung. Mit wachsender Zahl lohnt ein Programm, und ein Gratis-Tarif ist der risikolose Testweg.

Und für den privaten Haushalt?

Zu Privathaushalten sagt keine der gelesenen Preisseiten etwas. Sie richten sich an Selbstständige, Freiberufler und kleine Betriebe. Wir nennen deshalb kein Programm für den Haushalt und behaupten nicht, dass sich eines der vier Gratis-Angebote dafür eignet. Wer einen Haushalt ordnen will, fragt die Anbieter, ob private Nutzung vorgesehen ist, bevor er Daten einträgt.

Drei erfundene Alltage und die Grenzen der Tarife

Zahlen machen die Grenzen anschaulich. Die Personen sind erfunden, die Grenzen stammen von den Preisseiten.

Carla, Fotografin. Sie schreibt vier Rechnungen im Monat an sechs Stammkunden, dazu etwa zehn Belege. Sevdesk Kostenlos (drei Rechnungen) reicht nicht, Zervant nur mit der unklaren Grenze: Bei fünf Rechnungen wäre es knapp, bei „unbegrenzt“ passt es. Easybill Free mit 50 Dokumenten und drei Kontakten scheitert an den sechs Kunden. Carla müsste einen bezahlten Tarif wählen oder bei Zervant die Grenze erfragen.

Jan, Übersetzer. Zwei Rechnungen im Monat, drei feste Auftraggeber, wenige Belege. Für ihn ist easybill Free mit drei Kontakten passend, auch der Zugang für die Beratung ist da. Die Bank und die EÜR bleiben offen; wenn er sie braucht, steht der Wechsel zu „Starter“ (12,00 €) an.

Ines, nebenberufliche Töpferin. Sie stellt ein paar Mal im Jahr eine Rechnung aus und hat kaum Belege. Für sie ist kein Programm nötig; eine Vorlage oder der Software-Finder zur Orientierung genügt, und ein Konto beim Anbieter wäre mehr Verwaltung, als der Alltag verlangt.

Gemeinsam ist den Beispielen: Die Entscheidung fällt an zwei Zahlen, den Rechnungen im geschäftigsten Monat und den Kunden. Wer die Zahlen kennt, streicht in der Tabelle in einer Minute alle Tarife, die nicht passen.

Eine Beispielwoche im Gratis-Tarif

Wie fühlt sich eine Grenze im Alltag an? Ein erfundenes Beispiel mit sevdesk Kostenlos: Carla, die Fotografin von oben, legt am Montag die Rechnung für ein Hochzeitsshooting an, am Dienstag die für ein Porträtpaket, am Donnerstag die für einen Auftrag über Produktfotos. Drei Rechnungen, die Grenze des Monats ist erreicht, und es ist erst die erste Woche. Die vierte Rechnung am Monatsende bleibt liegen, oder Carla schreibt sie in einer Vorlage und führt zwei Systeme. Bei einem Tarif mit 50 Dokumenten und drei Kontakten wäre es genau umgekehrt: Dokumente genug, aber der vierte Kunde passt nicht mehr hinein.

Daraus folgt eine unbequeme Regel: Eine Grenze wirkt nicht im Durchschnitt, sondern im schlechtesten Monat. Wer im Dezember viermal so viel abrechnet wie im Februar, richtet sich nach dem Dezember.

So verlassen Sie einen Gratis-Tarif sauber

Wechseln müssen die meisten irgendwann, und das ist unproblematisch, wenn Sie vorbereitet sind. Vier Schritte machen es leicht:

1. Exportieren, bevor etwas passiert. Laden Sie Rechnungen als Dateien herunter und, soweit die Software es erlaubt, Kundenliste und Buchungen. Wie der Export bei den vier Gratis-Tarifen funktioniert, steht auf den Preisseiten nicht; fragen Sie nach.
2. Nummernreihe fortführen. Notieren Sie die zuletzt vergebene Rechnungsnummer. Die Nummer muss nach § 14 Abs. 4 UStG fortlaufend sein und einmalig vergeben werden; ein Neustart bei 1 im neuen Programm kann doppelte Nummern erzeugen.
3. Erst die Probe, dann der Umzug. Legen Sie im neuen Programm einen Probeauftrag mit erfundenen Daten an und sehen Sie sich die Vorschau an.
4. Alte Unterlagen unabhängig aufbewahren. Das Konto beim alten Anbieter ist nur ein Ablageort; endet es, endet im Zweifel auch der Zugriff.

Warum bieten Anbieter überhaupt Gratis-Tarife an? Weil sie hoffen, dass Sie bleiben, wenn Sie wachsen. Das ist ein legitimes Geschäftsmodell und erklärt, warum die Grenzen dort liegen, wo ein wachsender Betrieb zuerst Bedarf hat: bei der Zahl der Rechnungen, der Kontakte und bei Bank und EÜR.

Wenn die Grenze erreicht ist: der erste bezahlte Tarif ist nicht der erste mit Buchhaltung

Die Spalte „Erster bezahlter Tarif“ täuscht leicht. Bei sevdesk ist der erste bezahlte Tarif „Rechnung“, der noch keine EÜR kennt; die beginnt im Tarif „Buchhaltung“. Wer von Gratis auf „Rechnung“ wechselt, bekommt mehr Rechnungen, aber noch keine Buchhaltung. Der Preis für beides ist der höhere. Ein Beispiel auf Basis der Katalogpreise vom 04.10.2026 bei monatlicher Zahlung, ohne Aktionen und Rabatte:

Jahreswerte sind eigene Beispielrechnungen, keine Preisangaben der Anbieter. Jährliche Zahlweisen und Aktionen weichen ab; für easybill, Papierkram und Zervant nennen die Seiten günstigere Jahrestarife, für sevdesk eine befristete Aktion. Zuordnung der EÜR zu den Tarifen von easybill, Zervant und Papierkram: unbekannt.

Ob sich der Aufpreis lohnt, ist eine Frage der Zeit, die er spart. Zählen Sie, wie viele Abende Sie im letzten Quartal mit Belegen und Kontoauszügen verbracht haben, und teilen Sie den Preis durch diese Zahl. Wer sich dabei ertappt, dass der Abend weniger wert ist als der Aufpreis, bleibt beim Gratis-Tarif oder bei der Tabelle.

Wer keinen Gratis-Tarif hat, bietet meist eine Testphase

Vier weitere Programme haben keinen dauerhaft kostenlosen Tarif, aber eine Testphase: FastBill 14 Tage ohne Abo und ohne Verpflichtung, Billomat 14 Tage mit allen Funktionen, orgaMAX 14 Tage ohne Zahlungsdaten und Lexware Office 30 Tage mit den Funktionen der Version XL. BuchhaltungsButler nennt auf der Preisseite keinen Gratistest, sondern eine 30-Tage-Garantie, deren Bedingungen der Anbieter nennt; laut Seite gehören 14 Tage Test und mindestens 50 verarbeitete Belege dazu. Ein Link zu einem „Gratis Rechnungsprogramm“ im Menü von BuchhaltungsButler führt zu einem separaten Angebot, das wir nicht gelesen haben; ob es kostenlose Buchhaltung bietet, bleibt unbekannt.

Eine Testphase ist ein Probelauf mit Frist, kein Gratis-Tarif. Notieren Sie das Enddatum am Tag der Anmeldung; wer nach Ablauf nichts entscheidet, verliert bei den meisten Anbietern den Zugriff auf die Testfunktionen, ob angelegte Daten bleiben, sagen die Seiten nicht.

Für wen ist Lexware geeignet?

Die Preisseite nennt keine Zielgruppe, sondern eine Tarifleiter: S 7,90 €, M 12,90 €, L 21,90 € und XL 32,90 €, jeweils netto pro Monat. Tarif S ist laut Beschreibung die Belegerfassung, Angebote, Rechnungen und Mahnungen beginnen bei M, Buchhaltung mit EÜR und Umsatzsteuer bei L. Einen kostenlosen Tarif gibt es nicht, wohl aber 30 Tage Test und eine monatliche Kündbarkeit. Ob die Software etwas für Kleinunternehmer ist, nennt die Seite nicht: unbekannt. Wer ein Programm sucht, das mit den Aufgaben wächst, findet dort eine Leiter; wer nur drei Rechnungen schreibt, zahlt mehr als im Gratis-Tarif eines anderen Anbieters. Eine Empfehlung ist das nicht, nur das, was auf der Seite steht.

Was Sie vor der Anmeldung im Gratis-Tarif prüfen sollten

• Wie viele Rechnungen oder Dokumente erlaubt der Tarif im Monat, und was passiert bei Überschreitung?
• Wie viele Kontakte darf ich anlegen?
• Gibt es eine Bankverbindung, und für wie viele Konten?
• Ist die EÜR im Tarif enthalten, ausdrücklich und nicht nur als Stichwort?
• Steht ein fremdes Logo auf meinen Dokumenten?
• Kann ich meine Daten exportieren, bevor ich kündige oder wechsle?
• Wie komme ich an meine Unterlagen, wenn das Konto endet? Rechnungen sind nach § 14b UStG aufzubewahren: 8 Jahre (Quelle).

Die Antworten stehen in zehn Minuten auf der Preisseite und in der FAQ; wo nicht, fragen Sie den Support, bevor Sie Daten eingeben. Danach lohnt ein Probeauftrag mit den eigenen Belegen des letzten Monats. Mehr zur Auswahl allgemein steht im Hub Buchhaltungssoftware; die Frage nach Gratis-Tarifen für Rechnungen allein behandelt der Artikel Rechnungsprogramm kostenlos, und wie sich die Programme für Selbstständige mit Steuerbefreiung unterscheiden, zeigt Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer. Wer die Kasse eines Vereins führt, liest Buchhaltungssoftware für Vereine.

Alle Preise und Funktionen stammen von den Anbieterseiten und können sich ändern. Keine Steuer- oder Rechtsberatung: Bei Einzelfragen wenden Sie sich an Steuerberatung oder Finanzamt.