Rechnung schreiben als Freiberufler: Honorar, Zeitraum, Abschlag

Freiberufler schreiben selten nur eine Rechnung. Meistens sind es drei: die Abschlagsrechnung zu Beginn, die Schlussrechnung am Ende und, wenn etwas nicht stimmt, die Berichtigung. Dazwischen liegen Wochen, in denen die Arbeit läuft und niemand mehr weiß, wie der Auftrag am Anfang formuliert war. Wer Texte schreibt, Websites baut, Pläne zeichnet oder Seminare hält, stellt deshalb andere Fragen an eine Rechnungsvorlage als ein Händler mit Ware im Regal: Wie beschreibe ich Zeit? Wie rechne ich in Etappen ab? Und wie viel Steuer steht eigentlich auf dem Blatt?

Diese Fragen sind der rote Faden. Als Beispiel dient Mara Beispiel, eine erfundene Texterin, die für eine Firma ein Handbuch überarbeitet. Ihr Auftrag dauert sechs Wochen, das Honorar wird teils nach Stunden, teils pauschal berechnet, und der Kunde möchte nach zwei Wochen die erste Rechnung. Alle Namen und Beträge sind ausgedacht.

Was der Beruf an der Rechnung ändert und was nicht

Das Wort „Freiberufler“ kommt aus dem Einkommensteuerrecht. Dort beschreibt § 18 EStG eine selbständige Tätigkeit wissenschaftlicher, künstlerischer, schriftstellerischer, unterrichtender oder erzieherischer Art und nennt Berufe wie Ingenieure, Architekten oder Übersetzer. In den Listen der Rechnungsangaben, die wir gelesen haben, taucht der Begriff nicht auf. Ob Mara als Freiberuflerin gilt, hat also keinen Einfluss auf die Felder der Rechnung. Entscheidend ist, ob sie Umsatzsteuer ausweist oder ob für ihre Leistung eine Steuerbefreiung gilt.

Daraus ergeben sich zwei Wege. Wird Umsatzsteuer ausgewiesen, gilt die allgemeine Liste nach § 14 Abs. 4 UStG (Quelle): beide Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und Steuerbetrag. Gilt die Befreiung nach § 19 UStG, gilt die verkürzte Liste nach § 34a UStDV (Quelle) mit einer Summe und einem Hinweis. Die Liste zum Abhaken steht in der Pflichtangaben-Checkliste; der Überblick im Hub Rechnung schreiben.

Wie Mara zu ihrem Weg kommt, ist nicht Thema dieses Artikels. Die Einordnung, ob und welche Steuerbefreiung für ihre Leistungen gilt, ist eine Frage an Finanzamt oder Steuerberatung. Der Artikel zeigt nur, wie die Rechnung danach aussieht.

Ist ein Freiberufler von der Umsatzsteuer befreit?

Das ist die Frage, die am häufigsten falsch beantwortet wird, und die ehrliche Antwort ist unbequem: Aus den Quellen, die wir gelesen haben, folgt keine allgemeine Befreiung für Freiberufler. Belegt sind zwei andere Dinge. Erstens die Steuerbefreiung nach § 19 UStG, die an Umsatzgrenzen hängt: 25.000 € (Quelle) im Vorjahr und 100.000 € (Quelle) im laufenden Jahr. Sie gilt für Umsätze unabhängig vom Beruf. Zweitens kennt § 14 Abs. 4 UStG ausdrücklich den Fall, dass für eine Leistung eine Steuerbefreiung gilt: Dann steht statt Steuersatz und Steuerbetrag ein Hinweis darauf, dass eine Befreiung gilt.

Welche Leistungen steuerfrei sind, haben wir nicht untersucht. Die Liste möglicher Befreiungen ist lang und gehört in die Hand einer Beratung. Wer Umsatzsteuer weglässt, weil „Freiberufler eben so sind“, stellt womöglich eine falsche Rechnung aus; welche Folgen das hat, beurteilt die Beratung. Wer umgekehrt Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, kann sie nach § 14c Abs. 2 UStG schulden (Quelle). Beides sind keine Formfehler, sondern Fragen der steuerlichen Behandlung.

Was darf ein Freiberufler in Rechnung stellen?

Alles, was mit dem Kunden vereinbart wurde. Die Listen der Rechnungsangaben machen keine Preisvorgaben: Sie verlangen Menge und Art der Leistung beziehungsweise deren Umfang und Art und das Entgelt, nach Steuersätzen aufgeteilt, samt vereinbarter Minderungen. Wie viel Mara pro Stunde nimmt, steht in ihrem Auftrag oder Vertrag. Die Rechnung bildet das ab und erfindet nichts dazu.

Bei Nebenposten lohnt sich Vorsicht. Reisekosten, Material, Lizenzen oder Gebühren, die Mara für den Kunden auslegt, können als eigene Zeile auf der Rechnung stehen. Wie diese Posten steuerlich zu behandeln sind und ob sie zum Entgelt gehören, haben wir nicht geprüft; hier hilft die Rückfrage bei der Beratung. Praktisch gilt: Jede Zeile soll der Kunde mit dem Auftrag abgleichen können, und jede Zeile braucht eine verständliche Beschreibung.

Honorar beschreiben: Zeit, Umfang, Ergebnis

Die Liste verlangt Umfang und Art der Leistung. Bei Tätigkeiten, die man nicht abwiegen kann, ist das die Stelle, an der Rechnungen unklar werden. „Beratung“ sagt dem Kunden wenig, „Überarbeitung Kapitel 3 bis 5, 14 Stunden“ viel. Die folgende Tabelle zeigt vier erfundene Beispiele, wie aus einer zu knappen eine brauchbare Beschreibung wird:

Alle Beispiele sind erfunden. Preise und Zeiten stehen nur zur Illustration.

Ein Gedanke beim Schreiben der Zeile: Stellen Sie sich vor, der Empfänger öffnet die Rechnung in einem Jahr, ohne dass Sie erreichbar sind. Erkennt er, wofür gezahlt wurde? Das ist eine praktische Prüfung, keine gesetzliche. Sie macht aber aus der Pflicht, Art und Umfang der Leistung anzugeben, mehr als einen Satz zum Abhaken.

Wenn eine Zeile nicht reicht: der Stundennachweis als Anlage

Manche Kunden wollen wissen, wie sich 14 Stunden zusammensetzen. Mara hängt dann eine Liste an: Datum, Tätigkeit, Stunden. Dafür muss sie die Rechnung nicht aufblähen. Die Rechnungsverordnung lässt zu, dass mehrere Dokumente zusammen eine Rechnung bilden (§ 31 Abs. 1 UStDV). Ein Stundennachweis als Anlage ist deshalb möglich. Wie die Dokumente im Einzelnen zusammenhängen müssen, steht im Verordnungstext und ist hier nicht wiedergegeben; praktisch wichtig ist ein Verweis im Hauptdokument, etwa „Leistungsnachweis siehe Anlage“, und dass beide Blätter zusammen abgelegt werden.

Der Nachweis nützt beiden Seiten. Der Kunde sieht, wofür er zahlt, und Mara hat im Streitfall mehr als eine Behauptung in der Hand. Es lohnt sich, die Zeiten noch am selben Tag zu notieren, in einer Tabelle oder einem Heft, und nicht erst am Monatsende aus dem Gedächtnis zu rekonstruieren. Erinnerte Stunden fallen erfahrungsgemäß anders aus als notierte, und Kunden merken das.

Gerade bei Pauschalen ist ein kurzer Nachweis des Ergebnisses sinnvoll: welche Kapitel überarbeitet wurden, welche Fehler behoben, welche Abnahme stattgefunden hat. Die Rechnung nennt die Pauschale, die Anlage beschreibt, wofür sie steht. Wer auf Zeitnachweise verzichten möchte, weil der Kunde ihnen ohnehin nicht traut oder sie nicht verlangt, kann sich auf den Verweis auf das Angebot stützen. Entscheidend ist, dass die Leistungsbeschreibung auf der Rechnung ohne weitere Unterlagen verständlich bleibt, wenn die Anlage einmal fehlt.

Leistungszeitpunkt und Zeitraum

Die allgemeine Liste verlangt den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung. Bei einem Auftrag, der sich über Wochen zieht, muss dafür nicht ein einzelner Tag genannt werden. Das Gesetz erlaubt auch den Kalendermonat als Zeitangabe (Quelle). Wer monatlich abrechnet, schreibt deshalb „Oktober 2026“; wer einen Auftrag über sechs Wochen in einer Rechnung abrechnet, nennt den Zeitraum, in dem die Arbeit stattfand, etwa „05.10.2026 bis 13.11.2026“. Die Angabe muss zur tatsächlichen Leistung passen. Ein Monat als Sammelbegriff für Arbeit, die in Wahrheit im Jahr zuvor erbracht wurde, ist keine Vereinfachung, sondern eine falsche Angabe.

Für die verkürzte Liste gilt das nicht: Der Leistungszeitpunkt ist dort nicht verlangt (Quelle). Wer ihn trotzdem angibt, erleichtert dem Kunden die Zuordnung. Bei Projektarbeit ist das meist eine gute Idee, weil sich eine Rechnung ohne Zeitraum schlecht einem Vorgang zuordnen lässt.

Abschlag und Schlussrechnung: ein durchgerechnetes Beispiel

Mara hat mit dem Kunden vereinbart, nach zwei Wochen einen Teil des Honorars abzurechnen. Was das Gesetz dazu sagt, ist knapp: Für Anzahlungen gelten die Regeln der Rechnung entsprechend, und in der Schlussrechnung sind die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn zuvor Rechnungen über diese Beträge ausgestellt wurden (§ 14 Abs. 5 UStG). Wie das aussieht, zeigt ein erfundenes Beispiel mit angenommenem Steuersatz von 19 %. Der Satz ist eine Annahme zum Rechnen; welcher Satz für Maras Leistung gilt, entscheidet dieser Artikel nicht.

Beispiel (fiktiv): Schlussrechnung nach einer Abschlagsrechnung
Überarbeitung Handbuch, gesamt: 3.000,00 € netto
Umsatzsteuer 19 % auf 3.000,00 €: 570,00 €
Gesamtbetrag: 3.570,00 €
Abzüglich Abschlagsrechnung Nr. 2026-07 vom 19.10.2026 (1.000,00 € netto zuzüglich 190,00 € Umsatzsteuer): 1.190,00 €
Noch zu zahlen: 2.380,00 € (2.000,00 € netto zuzüglich 380,00 € Umsatzsteuer)

Die Rechnung nennt den Gesamtbetrag, zieht die Abschlagsrechnung mit Nummer und Datum ab und zeigt, wie viel Steuer in jedem Teil steckt. Die Abschlagsrechnung selbst enthält ihrerseits die Pflichtangaben und verweist auf den Auftrag. Wer ohne Umsatzsteuer abrechnet, lässt die Steuerzeilen weg: Die Schlussrechnung führt dann Gesamtsumme, geleistete Teilzahlungen und Restbetrag und nennt weiter den Hinweis auf die Befreiung. Wie genau ein Abschlag im Vertrag geregelt sein sollte, ist keine Frage dieses Artikels.

Zwei Fehler entstehen in diesem Aufbau regelmäßig. Der erste ist die vergessene Verknüpfung: Die Schlussrechnung nennt die Abschlagsrechnung nicht, und der Kunde zahlt doppelt oder rechnet selbst. Der zweite ist die geänderte Summe: Zwischen Abschlag und Schluss wird die Leistung erweitert, und niemand schreibt die Vereinbarung auf. In beiden Fällen hilft ein Satz mit Datum und Nummer mehr als jede Erklärung später. Wie Abschlag, Schlussrechnung und Korrektur nummeriert werden können, steht im Artikel Rechnungsnummer vergeben.

Kann ich mir als Selbstständiger selber eine Rechnung schreiben?

Die Frage klingt seltsam, taucht aber regelmäßig auf, meist aus Unklarheit über Belege. Eine Rechnung hat nach den gelesenen Listen zwei verschiedene Beteiligte: den Aussteller und den Empfänger, beide mit Name und Anschrift. Wer sich selbst eine Rechnung schreibt, hat keinen zweiten Beteiligten, an den sie sich richtet. Wofür man ein Dokument für sich selbst braucht, etwa für die eigene Ablage, ist eine Frage der Buchführung, die wir hier nicht beantworten.

Nicht zu verwechseln ist das mit der Gutschrift im Sinne der Rechnungsvorschriften. Gemeint ist die Rechnung, die der Leistungsempfänger ausstellt; dazu gilt: Abrechnung durch den Leistungsempfänger setzt eine vorherige Vereinbarung voraus (Quelle). Auf dem Dokument steht das Wort „Gutschrift“. Das ist ein Sonderfall zwischen zwei Beteiligten, nicht ein Weg, sich selbst abzurechnen.

Gibt es eine Vorlage ohne Umsatzsteuer für Freiberufler?

Es gibt sie, und sie unterscheidet sich von der Vorlage mit Umsatzsteuer in genau den Zeilen, die oben beschrieben wurden. Die Freiberufler-Variante im Fach der Vorlagen führt Honorar nach Stunden oder pauschal mit Projektbezug und enthält eine Zeile für den Hinweis auf eine Steuerbefreiung, die man streicht, wenn sie nicht zutrifft. Daneben liegt die Kleinunternehmer-Variante, die ganz ohne Steuerzeilen auskommt. Beide sind Muster ohne Gewähr; die Entscheidung, welche passt, ist Ihre, nicht die der Datei.

Die Vorlagen nehmen Ihnen das Schreiben ab, aber nicht das Gegenlesen. Prüfen Sie nach dem Ausfüllen, ob die Zeile für die Steuerbefreiung nur dort steht, wo sie zutrifft. Und lesen Sie die erste Rechnung in Ruhe, bevor sie rausgeht: Eine falsche Steuerzeile kopiert sich in jede weitere Rechnung.

Sonderfälle, die wir nur anreißen

Zwei Konstellationen kommen bei Freiberuflern häufiger vor, als man denkt, und beide gehören in eine Einzelberatung. Die erste: Der Kunde sitzt in einem anderen EU-Staat. Das Umsatzsteuergesetz nennt dafür besondere Regeln, die unter anderem die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Seiten, eine Frist bis zum 15. des Folgemonats und in bestimmten Fällen den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ betreffen (§ 14a UStG). Ob das auf Ihre Leistung zutrifft, haben wir nicht geprüft. Die zweite: Die Leistung ist, ganz oder teilweise, steuerbefreit. Dann gehört statt Steuersatz und Steuerbetrag ein Hinweis auf die Befreiung auf die Rechnung; welche Leistungen darunter fallen, klärt die Beratung.

Rechnungsnummern und Ablage bei mehreren Auftraggebern

Wer für fünf Kunden arbeitet, hat schnell fünf Aufträge im Kopf und eine Reihe von Nummern im Dokument. Die Anforderung der allgemeinen Liste ist einfach: Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die Sie einmalig vergeben. Ein bestimmtes Format ist in den gelesenen Texten nicht vorgeschrieben. Wer mehrere Reihen führt, etwa eine für Abschlagsrechnungen und eine für Schlussrechnungen, sollte in einer Liste festhalten, welche Reihe wofür gilt. Das Gesetz erlaubt mehrere Reihen ausdrücklich.

Zur Ablage: Rechnungen sind nach § 14b UStG 8 Jahre (Quelle) aufzubewahren, ausgestellte und erhaltene. Ein Ordner pro Jahr, darin Abschlag und Schlussrechnung zusammen mit dem Angebot, macht einen Auftrag später nachvollziehbar. Wird eine Rechnung berichtigt, bleibt das Original im selben Ordner, weil die Berichtigung auf es verweist (Quelle).

Wenn die Rechnungen mehr werden

Mit der Zahl der Aufträge wächst der Aufwand: Zeiten zusammentragen, Nummern fortschreiben, Abschläge verrechnen. Dort, wo eine Tabelle an ihre Grenzen kommt, helfen Programme, die Aufträge, Rechnungen und Zahlungen verbinden. Welche das tun und was sie laut Anbieterseite kosten, steht im Hub Rechnungsprogramm; wie die Rechnung ohne Steuerzeile aussieht, wenn die Befreiung gilt, zeigt der Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Den ersten Entwurf erstellt der Rechnungsgenerator im Browser: Er rechnet eine Position mit dem von Ihnen gewählten Steuersatz, kennt den Modus ohne Steuerzeile und lässt die Daten auf Ihrem Gerät.

Für Mara endet der Auftrag nach sechs Wochen mit einer Schlussrechnung, die sie so gebaut hat, wie das Beispiel oben zeigt. Die Steuer hat sie mit ihrer Beratung abgestimmt, die Leistungsbeschreibung mit dem Angebot abgeglichen, und die Datei liegt im Jahresordner. Das ist kein Kunststück; es ist die Summe aus Gewohnheit und einer ruhigen Stunde pro Monat.