Rechnungs­nummer vergeben: was das Gesetz sagt und was nicht

„Einmalig vergeben“: Zwei Wörter im Gesetzestext tragen fast die ganze Last der Rechnungsnummer. Alles andere, was man in Foren und auf Anbieterseiten über richtige Nummern liest, ist Auslegung, Gewohnheit oder Geschmack. Das heißt nicht, dass es falsch wäre. Es heißt, dass man genau hinsehen sollte, was Gesetz ist und was Empfehlung.

Wir haben den Wortlaut von § 14 Abs. 4 UStG am 04.10.2026 auf gesetze-im-internet.de gelesen und halten uns an ihn. Aussagen über Auslegung, Verwaltungsanweisungen oder Rechtsprechung machen wir nicht, denn die haben wir nicht gelesen. Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums zu Rechnungen war für uns nicht lesbar, seine Inhalte geben wir deshalb nicht wieder. Wo dieser Artikel eine Empfehlung ausspricht, steht „unsere Empfehlung“ dabei. Alle Beispielnummern und -rechnungen sind erfunden.

Was im Gesetz steht

Die Nummer ist eine von zehn Angaben der Liste, die für die allgemeine Rechnung mit Umsatzsteuer gilt. Der Text lautet: fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Quelle). Aus diesem einen Satz lassen sich vier Bausteine herauslesen, die wir der Reihe nach ansehen.

• Fortlaufend: Die Nummern folgen aufeinander, sie sind keine Zufallscodes.
• Eine oder mehrere Zahlenreihen: Der Aussteller darf mit mehr als einer Reihe arbeiten, zum Beispiel getrennt nach Jahr, Standort oder Rechnungsart.
• Zur Identifizierung der Rechnung: Die Nummer dient dazu, genau diese Rechnung wiederzufinden und von anderen zu unterscheiden.
• Vom Aussteller einmalig vergeben: Dieselbe Nummer darf nicht ein zweites Mal vergeben werden. Wer vergibt, ist der Aussteller, nicht der Empfänger und nicht das Finanzamt.

Was der Text nicht sagt, ist ebenso wichtig: Es steht dort kein Format. Keine Vorgabe zu Jahreszahlen, Bindestrichen, führenden Nullen, Mindestlängen oder Buchstaben. Ob ein Neustart der Zählung am 1. Januar zulässig ist, wenn im Präfix das Jahr steht, ist in unseren Quellen nicht bestätigt (gelesen am 04.10.2026 in § 14 UStG). „Nicht bestätigt“ bedeutet in unserer Datenbasis nur: Wir haben keine belegte Aussage gefunden. Es bedeutet nicht „verboten“ und nicht „erlaubt“.

Wann die Nummer Pflicht ist und wann nicht

Die gelesene Liste gilt für die allgemeine Rechnung. Daneben haben wir zwei verkürzte Formen gelesen. Für Rechnungen bis 250 € (Quelle) nennt § 33 UStDV kürzere Angaben, und in der dort gelesenen Aufzählung kommt eine Rechnungsnummer nicht vor. Für die Rechnung eines Unternehmers, der von der Umsatzsteuer befreit ist, listet § 34a UStDV ebenfalls kürzere Angaben. Ob in diesem Fall eine Nummer erforderlich ist, haben wir geprüft: nein (Quelle), das heißt, die gelesene Liste verlangt sie nicht. Mehr zu dieser Liste steht im Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer.

Daraus folgt kein Rat, auf Nummern zu verzichten. Unsere Empfehlung ist das Gegenteil: Auch wer nach der gelesenen Liste keine Nummer braucht, sollte eine vergeben. Eine Nummer macht aus „die Rechnung an Frau Muster vom Frühjahr“ eine Rechnung, die man in Sekunden findet, sie hilft beim Abgleich mit Zahlungen und sie erspart Rückfragen der Beratung. Das ist eine Frage der Ordnung, nicht des Gesetzes. Und wer später die Grenze überschreitet und zur allgemeinen Rechnung wechselt, hat dann schon eine Reihe.

Wie ein Schema aussehen kann

Weil das Gesetz kein Format verlangt, haben sich verschiedene Gewohnheiten gebildet. Die folgende Tabelle zeigt vier erfundene Schemata, jeweils mit Beispielnummern. Die Spalte „Was dafür spricht“ und die Spalte „Wo es knirschen kann“ sind unsere Beobachtungen aus der Logik des Gesetzestextes, keine Rechtsauskünfte.

Alle Schemata und Nummern sind erfunden. Der Gesetzestext nennt kein Format. Ob ein Schema im Einzelfall genügt, klärt die Beratung.

Auffällig ist, dass sich die Schemata nicht durch Rechtmäßigkeit unterscheiden, sondern durch Alltagstauglichkeit. Die einfachste Regel, die sich aus dem Wortlaut ergibt, ist: Eine Nummer darf in Ihrer Folge nur einmal vorkommen. Bei „Jahr und Zähler“ ist das erfüllt, solange die vollständige Nummer eindeutig bleibt. Bei einem reinen Zähler, der im Januar neu bei 1 beginnt, würde die 1 ein zweites Mal vergeben; ob das ein Verstoß gegen „einmalig“ ist, entscheidet nicht dieser Artikel. Wenn Sie ein Jahr im Präfix führen, umgehen Sie die Frage. Das ist unsere Empfehlung, weil sie keine Auslegung braucht.

Eine Nummernliste, wie sie ein kleiner Betrieb führt

Beispiel, erfunden: Die „Buchbinderei Musterfeld“ führt eine Liste mit vier Spalten: Nummer, Datum, Kunde, Betrag. Die Zeilen lauten 2026-018 (06.10.2026, Muster Verlag, 482,00 €), 2026-019 (08.10.2026, Beispielbibliothek, 96,50 €), 2026-020 (14.10.2026, Muster Verlag, 210,00 €) und 2026-021, die am 15.10.2026 erstellt, aber nicht versendet wurde, weil der Kunde einen Satz am Betrag änderte. Diese vierte Zeile ist der interessante Fall: Die Nummer 2026-021 ist verbraucht. Die Buchbinderei schreibt in die Liste „nicht versendet, ersetzt durch 2026-022“ und vergibt die 021 nicht noch einmal. So bleibt die Folge lückenlos erklärbar. Ob eine Lücke ohne Erklärung in einer Folge zulässig wäre, nennen unsere Quellen nicht; die Liste ist unsere Empfehlung, damit die Frage nie aufkommt.

Zwei Wörter, die viel Ärger machen: „fortlaufend“ und „einmalig“

Beide Wörter klingen einfach und sind es im Alltag nicht immer. „Fortlaufend“ bedeutet in der Alltagssprache, dass die Nummern nacheinander kommen. „Einmalig“ bedeutet, dass keine Nummer doppelt vorkommt. Aus beidem ergeben sich Fallen, die wir an erfundenen Beispielen zeigen.

Die kopierte Rechnung

Der häufigste Weg zu einer doppelten Nummer ist das Kopieren einer alten Rechnung. Sie duplizieren die Datei vom Vormonat, tauschen Empfänger und Betrag und vergessen die Nummer zu ändern. Das passiert besonders dort, wo die Nummer in der Kopfzeile oder in einem Textfeld steht, das man beim Bearbeiten nicht ansieht. Gegenmaßnahme: Machen Sie die Nummer zum sichtbaren Eingabefeld und lassen Sie das Feld in Ihrer Vorlage leer, damit ein vergessener Eintrag sofort auffällt. Der Artikel Rechnungsvorlage in Word beschreibt das als einen der Bauschritte einer eigenen Vorlage.

Zwei Menschen, ein Zähler

Arbeiten zwei Personen mit Dateien, entsteht ein anderes Problem: Beide schreiben am selben Nachmittag eine Rechnung und lesen aus derselben Liste „zuletzt vergeben: 31“. Beide vergeben die 32. Wo mehrere Köpfe Rechnungen schreiben, braucht es eine einzige Stelle, an der die Nummer abgeholt wird, bevor die Rechnung entsteht, ein Programm mit einem gemeinsamen Zähler oder eine feste Regel, wer vergibt. Ob ein bestimmtes Programm Doppelvergabe verhindert, steht auf keiner der neun gelesenen Preisseiten; es ist eine Frage für den Probezugang.

Die Rechnung, die nie rausging

Eine Nummer wird vergeben, die Rechnung wird nie versendet, weil der Auftrag platzt. Hier hilft die Erklärbarkeit: Die Nummer bleibt in der Liste mit dem Vermerk „nicht versendet“, die Folge reißt nicht scheinbar ab. Wer stattdessen die nächste Rechnung mit derselben Nummer schreibt, weil „die ja nie jemand gesehen hat“, schafft sich eine Doppelvergabe, die in der Liste nicht mehr nachvollziehbar ist.

Abschlag, Korrektur, Gutschrift: eigene Nummer?

Die gelesenen Quellen beantworten diese Frage nur zum Teil, deshalb trennen wir, was feststeht, von dem, was wir daraus schließen. Feststeht: Eine Abschlagsrechnung ist eine Rechnung über ein Teilentgelt; die allgemeinen Regeln gelten für sie sinngemäß. Für die Schlussrechnung gilt: Die Schlussrechnung muss die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge absetzen, wenn Rechnungen über Teilentgelte ausgestellt wurden (Quelle). Daraus schließen wir, dass jede Abschlagsrechnung wie eine eigene Rechnung behandelt und nummeriert wird und die Schlussrechnung auf die vorherigen Nummern verweist. Das ist unsere Lesart, kein Zitat.

Für die Korrektur einer fehlerhaften Rechnung gilt: Fehlende oder unrichtige Angaben können in einem Dokument berichtigt werden, das eindeutig auf die Rechnung Bezug nimmt (Quelle). Das Berichtigungsdokument verweist also eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung, und dafür ist deren Nummer der natürliche Anker. Ob das Berichtigungsdokument eine eigene Nummer tragen muss, nennen unsere Quellen nicht. Unsere Empfehlung: Vergeben Sie ihm eine eigene, damit auch die Korrektur in der Folge auftaucht, und nennen Sie die alte Nummer im Text.

Zur Gutschrift im Sinne des Gesetzes, also einer Abrechnung durch den Leistungsempfänger, haben wir gelesen: Abrechnung durch den Leistungsempfänger setzt eine vorherige Vereinbarung voraus (Quelle). Ob hier die Nummer des Ausstellers oder die des Empfängers zählt, erklärt der Text nicht, den wir gelesen haben. Wer mit Gutschriften arbeitet, klärt das mit der Beratung. Das Wort bezeichnet im Alltag oft eine Rückzahlung an den Kunden, im Gesetz etwas anderes; Vorsicht also bei der Wortwahl in Vorlagen.

Mehrere Dokumente schließlich können zusammen eine Rechnung bilden: Mehrere Dokumente können zusammen eine Rechnung bilden (Quelle). Wer zum Beispiel eine Rechnung mit einem Anhang über Leistungen verschickt, sollte beide erkennbar zusammenbinden, und die Nummer der Rechnung gehört auf beide Seiten.

Programm, Datei oder Generator: wer zählt hoch?

Wer die Nummer vergibt, ist je nach Werkzeug unterschiedlich. Bei einer Word-Datei oder einer Excel-Tabelle tippen Sie sie selbst; die Tabelle aus unserem Fach prüft nicht, ob eine Nummer schon einmal vorkam, wie der Artikel Rechnungsvorlage in Excel offen sagt. Im Rechnungsgenerator tragen Sie die Nummer ebenfalls selbst ein; er läuft im Browser und legt keine Liste für Sie an. Programme dagegen zählen oft selbst hoch. Das ist ihr eigentlicher Vorteil bei vielen Rechnungen, aber nicht auf jeder Preisseite belegt, denn zu automatischer Nummernvergabe steht in unseren Auszügen nichts.

Wer ein Programm testet, sollte deshalb vier Dinge ausprobieren:

1. Lässt sich das Schema einstellen, mit Jahr, Präfix und Stellenzahl, oder ist es fest?
2. Kann ich den Startwert bestimmen, wenn ich von einer Tabelle komme und die Folge fortsetzen muss?
3. Was passiert, wenn ich eine Rechnung lösche oder storniere: Bleibt die Nummer belegt oder wird sie wieder frei?
4. Können zwei Nutzer gleichzeitig Rechnungen anlegen, ohne dieselbe Nummer zu erhalten?

Wer Programme nach Merkmalen filtern will, nutzt den Software-Finder. Die Nummernvergabe ist dort nicht als Merkmal geführt, weil die Preisseiten sie nicht nennen. Das ist wieder ein Fall von „unbekannt, nicht nein“.

Wechsel von einem System zum anderen

Der heikelste Moment für eine Folge ist der Wechsel: von der Tabelle ins Programm, von einem Programm ins andere, vom Steuerbüro zur eigenen Buchführung. Dann entstehen die Doppelungen, weil das neue System bei 1 anfängt. Ein Fahrplan, der sich an der gelesenen Regel orientiert:

1. Letzte Nummer notieren: Welche Nummer des alten Systems ist die letzte versendete? Schauen Sie in den Ausgang, nicht nur in die Liste.
2. Startwert im neuen System setzen: Beginnen Sie mit der nächsten Nummer der Folge. Bei einem Jahresschema mit Jahr im Präfix können Sie die Reihe sauber trennen, etwa „2027-001“ ab Januar.
3. Übergang dokumentieren: Schreiben Sie auf, ab welchem Datum welches System gilt. Wer später fragt, warum zwei Schemata existieren, bekommt eine Antwort in einem Satz.
4. Alte Daten aufbewahren: Rechnungen sind aufzubewahren: 8 Jahre (Quelle) nennt die gelesene Vorschrift als Frist. Exportieren Sie sie als PDF, bevor Sie ein Konto kündigen.

Was passiert bei einem Fehler?

Die Frage „Ist eine Rechnung ohne Nummer gültig?“ und ihre Verwandten stehen in der Suche ganz oben, und sie haben keine kurze Antwort. Was unsere Quellen hergeben: Die Nummer gehört zu den Pflichtangaben der allgemeinen Rechnung, und fehlende oder falsche Angaben lassen sich nachträglich berichtigen (siehe oben). Welche Folgen ein Fehler im Einzelfall hat, etwa für den Vorsteuerabzug des Kunden oder für Ihre eigene Steuer, haben wir nicht untersucht und beantworten wir nicht. Das ist die Aufgabe von Beratung und Finanzamt. Praktisch gilt: Wer den Fehler früh bemerkt, berichtigt, bevor jemand anderes ihn bemerkt.

Für die Frage „Ist Rechnungsnummer gleich Verwendungszweck?“ gilt: Das Gesetz spricht von der Nummer als Teil der Rechnung, nicht vom Überweisungstext. Viele tragen sie dennoch in die Rechnung als Hinweis „bitte als Verwendungszweck angeben“ ein, weil sie beim Abgleich der Zahlungen hilft. Das ist Praxis, nicht Vorschrift.

Eine Regel für den Alltag

Zum Mitnehmen bleibt eine kurze Prozedur, die sich aus dem Wortlaut ergibt und ohne Auslegungsfragen auskommt:

• Eine einzige Liste führt alle Nummern, in der Reihenfolge der Vergabe.
• Ein Jahr im Präfix trennt die Reihen und vermeidet die Frage nach dem Neustart.
• Jede vergebene Nummer bleibt vergeben, auch wenn die Rechnung nie rausging; der Vermerk steht in der Liste.
• Korrekturen und Abschlagsrechnungen bekommen eine eigene Nummer und verweisen auf die ursprüngliche (unsere Empfehlung).
• Beim Wechsel des Systems wird der Startwert gesetzt, nicht vergessen.

Welche Angaben außer der Nummer auf die Rechnung gehören, zeigt die Pflichtangaben-Checkliste. Die Nummer ist dort eine von zehn Zeilen und, wenn sie sauber geführt wird, die am wenigsten auffällige. Keine Steuer- oder Rechtsberatung: Bei Einzelfragen wenden Sie sich an Steuerberatung oder Finanzamt.