Rechnungs­programm für Klein­unternehmer: Vergleich mit Preisen

Die vierte Rechnung des Monats. Sie öffnen die Datei der dritten, überschreiben Kundennamen und Betrag, ändern die Nummer, speichern unter neuem Namen. Beim nächsten Mal merken Sie, dass im Fußtext noch der Hinweis des vorletzten Kunden steht. Kein Drama, aber ein Fehler, der sich einschleicht, sobald mehr als zwei, drei Rechnungen im Monat entstehen. Ab diesem Punkt wird die Frage nach einem Rechnungsprogramm ernst, und für Kleinunternehmer hat sie eine eigene Schärfe: Das Programm muss mit einer Rechnung umgehen können, auf der keine Umsatzsteuer steht.

Diese Seite hilft Ihnen, ein passendes Programm einzugrenzen. Sie stützt sich ausschließlich auf die öffentlichen Preisseiten der Anbieter, gelesen am 04.10.2026. Es gibt keine Note und keinen Testsieger, und wir behaupten nicht, ein Programm selbst ausprobiert zu haben. Wo eine Preisseite eine Eigenschaft nicht nennt, steht in der Tabelle „unbekannt“. Das ist ausdrücklich kein verstecktes „nein“, sondern die Aufforderung, beim Anbieter nachzufragen.

Was ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer können muss

Die Liste ist kürzer, als Werbeseiten vermuten lassen. Ein Kleinunternehmer stellt Rechnungen nach den Angaben aus § 34a UStDV aus: Name und Anschrift beider Seiten, eine Steuerkennung des Ausstellers, das Ausstellungsdatum, Art und Menge der Leistung, das Entgelt in einer Summe und der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG. Die ausführliche Liste mit Quellen steht im Fach Rechnung als Kleinunternehmer. Für ein Programm folgt daraus ziemlich direkt, was es leisten sollte:

• Die Rechnung weist keinen Steuersatz und keinen Steuerbetrag aus. Das Programm darf auch nicht stillschweigend 19 % auf Ihren Betrag aufschlagen.
• Der Hinweis auf die Steuerbefreiung erscheint auf jedem Dokument, ohne dass Sie ihn jedes Mal von Hand eintippen.
• Kunden, Leistungen und Texte lassen sich einmal anlegen und später wiederverwenden.
• Die laufende Nummer wird vom Programm vergeben, damit keine zwei Rechnungen dieselbe tragen. Die Sonderliste des § 34a verlangt sie zwar nicht, aber Ihre eigene Ablage wird dadurch deutlich einfacher.
• Versandte Rechnungen bleiben unveränderlich auffindbar. Eine Korrektur ist ein neues Dokument mit Bezug auf das alte, kein stilles Überschreiben.

Alles darüber hinaus, etwa Bankanbindung, Zeiterfassung oder Lagerverwaltung, ist ein Bonus, den Sie bezahlen. Bei einem Kleinunternehmer mit zehn Rechnungen im Monat ist der Bonus oft der teurere Teil des Tarifs.

Die Kleinunternehmer-Einstellung: was hinter dem Häkchen steckt

Hinter dem Wort steckt meist ein Schalter in den Einstellungen: Steuerzeilen ausblenden, Hinweistext einfügen, Rechnungsvorschau ohne Umsatzsteuer. Warum ist das so wichtig? Wer Umsatzsteuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, riskiert nach § 14c Abs. 2 UStG eine Steuerschuld. Eine Software, die bei einem vergessenen Häkchen automatisch 19 % in die Rechnung schreibt, produziert genau diese Lage. Dass dieses Risiko in der Praxis eintritt, behaupten wir nicht. Aber Sie sollten wissen, wo der Schalter sitzt, bevor Sie die erste echte Rechnung versenden.

Laut Preisseite ist die Einstellung bei FastBill (die Seite nennt die Einstellung ausdrücklich, ordnet sie aber keinem Tarif zu) und bei Papierkram („aktivierbar“; der Tarif S richtet sich ausdrücklich auch an Kleinunternehmer) bestätigt. Bei sevdesk und easybill verweist die Navigation der Anbieter auf eigene Kleinunternehmer-Seiten, die Preisseiten selbst nennen die Funktion aber nicht. Bei Lexware Office, Zervant, BuchhaltungsButler, Billomat und orgaMAX hat die gelesene Preisseite das Thema gar nicht erwähnt. Wir tragen in allen diesen Fällen „unbekannt“ ein, weil eine Navigationszeile kein Funktionsversprechen ist.

Ein Beispiel, ausdrücklich fiktiv: Lena Brandt, selbstständige Fotografin, schreibt etwa zwölf Rechnungen im Monat. Sie probiert zwei Programme mit demselben Probeauftrag, einem Porträtshooting für 180 Euro. Im ersten Programm findet sie nach zwei Minuten den Schalter, die Vorschau zeigt „Summe 180,00 €“ und darunter den Hinweis. Im zweiten bleibt in der Vorschau eine Zeile „MwSt. 19 %“ stehen, die sie nicht ausblenden kann, ohne den Support zu fragen. Das zweite Programm ist damit für sie erledigt, unabhängig vom Preis. Dieser Test kostete eine halbe Stunde und hätte sich mit keiner Funktionsliste ersetzen lassen.

Welche Programme kommen in Frage? Der Vergleich

Die folgende Tabelle zeigt alle neun Programme, die wir mit Preisseite gelesen haben, nebeneinander. Dass ein Produkt hier steht, ist keine Empfehlung, und dass eines fehlt, ist kein Urteil: Wir haben nur die Anbieter aufgenommen, deren Seiten wir lesen konnten. Die Namen der Tarife sind reiner Text. Aktuell ist bei keinem Anbieter ein Partnerlink aktiv, die Spalte ganz rechts sagt Ihnen das für jedes Produkt einzeln.

Preise netto (zuzüglich Mehrwertsteuer) pro Monat bei monatlicher Zahlung, laut Preisseite des jeweiligen Anbieters. Stand: 04.10.2026. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen. „unbekannt“ heißt: Die gelesene Preisseite ließ keine sichere Aussage zu. „ja“ nennt, wo die Quelle es hergibt, den Tarif, ab dem die Funktion bestätigt ist.

Zwei Dinge fallen auf. Erstens liegen sechs der neun Einstiegspreise eng beieinander, zwischen 10,00 € bei FastBill und 15,90 € bei Papierkram, wenn man die Gratis-Tarife außen vor lässt. BuchhaltungsButler, orgaMAX und Billomat beginnen deutlich höher. Zweitens sind die Preise nur dann vergleichbar, wenn sich auch der Leistungsumfang gleicht, und das tut er nicht: Der Tarif „Rechnung“ von sevdesk (12,90 € netto pro Monat) enthält laut Preisseite unbegrenzt Rechnungen und Angebote. Beim Tarif S von Lexware Office (7,90 €) steht dagegen nur die Belegerfassung, Rechnungen beginnen laut Tarifbeschreibung erst bei M (12,90 €). Wer nur auf die kleinste Zahl schaut, vergleicht Äpfel mit Birnen.

Gratis-Tarif oder bezahlter Einstieg?

Vier Programme nennen einen kostenlosen Tarif: sevdesk, easybill, Zervant und Papierkram. Für einen Kleinunternehmer mit wenigen Rechnungen ist das attraktiv, aber die Grenzen unterscheiden sich stark. Der Gratis-Tarif von sevdesk deckt laut Seite drei Rechnungen im Monat ab, easybill im Tarif Free fünfzig Dokumente (Angebote, Aufträge, Rechnungen, Lieferscheine), Zervant nennt in seiner FAQ fünf Rechnungen pro Monat. Papierkram setzt in Free ein eigenes Logo in die Fußzeile der Dokumente. Ob Ihnen das reicht, entscheidet Ihr Monatsvolumen, nicht die Überschrift „kostenlos“. Alle Details zu den Grenzen sammelt der Artikel Rechnungsprogramm kostenlos.

Ein Detail, das bei Zervant leicht untergeht: Laut Preisseite fällt ohne USt-IdNr. zusätzlich finnische Umsatzsteuer auf die Abo-Preise an. Wer nur eine Steuernummer hat, sollte das vor der Anmeldung klären. Dass die Rechnung selbst steuerfrei ist, ändert nichts daran, dass der Anbieter seine eigene Abrechnung nach seinen Regeln stellt.

Ist Lexware Office für Kleinunternehmer geeignet?

Diese Frage taucht in den Suchergebnissen besonders häufig auf, deshalb eine ehrliche Antwort: Aus der Preisseite von Lexware Office lässt es sich nicht ablesen. Die Seite nennt keine Kleinunternehmer-Einstellung. Das heißt nicht, dass es sie nicht gibt, sondern dass wir sie nicht belegen können. Bestätigt ist dagegen die Preisstruktur: Tarif S 7,90 €, M 12,90 €, L 21,90 € und XL 32,90 €, jeweils netto pro Monat. Der Anbieter nennt außerdem einen Test über 30 Tage mit den Funktionen der Version XL, ohne Verpflichtung. Genau das ist der richtige Ort, um die Frage nach dem Steuerhinweis praktisch zu klären: Probeauftrag anlegen, Vorschau ansehen, entscheiden.

Drei Kleinunternehmer, drei Entscheidungen

Die folgenden Profile sind erfunden, aber so gewählt, dass sich typische Fälle erkennen lassen.

Die Wenigschreiberin

Jana Hoffmann gibt zwei Nachhilfekurse und stellt im Monat vier Rechnungen. Ihre Anforderungen sind klein: Kundendaten, ein Leistungstext, der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Sie kommt mit einem Gratis-Tarif aus, solange die Zahl der Rechnungen unter der Grenze bleibt. Ihr Risiko ist nicht der Preis, sondern der Wechsel: Wächst die Zahl der Kurse, steht sie vor der Frage, ob sie den bezahlten Tarif desselben Anbieters nimmt oder einen Neustart wagt. Deshalb schaut sie vor der Anmeldung nach der Exportmöglichkeit ihrer Kundendaten.

Der Vielschreiber

Murat Aydin übersetzt für drei Agenturen und schreibt am Monatsende zehn bis fünfzehn Rechnungen, oft mit mehreren Positionen. Ihn nervt das Abtippen, nicht der Preis. Er bräuchte Textbausteine und wiederkehrende Positionen. Für ihn ist ein Tarif mit Kundenverwaltung und Vorlagen für Leistungstexte interessanter als ein Gratis-Tarif mit drei Kontakten (so beim easybill-Tarif Free). In unserer Tabelle ist das ein Fall für den ersten bezahlten Tarif, nicht für den billigsten.

Der Nebenberufliche mit Buchhaltungswunsch

Felix Scholz verkauft nebenher selbstgebaute Möbel und will nicht nur Rechnungen schreiben, sondern abends auch seine Einnahmen und Ausgaben im Blick haben. Für ihn verschiebt sich die Frage vom Rechnungsprogramm zur Buchhaltungssoftware. Die Unterschiede, die Preise für die EÜR-Funktion und die Bankanbindung stehen im Artikel Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer.

Der Probelauf: eine halbe Stunde, ein echter Auftrag

Statt Funktionslisten zu vergleichen, lohnt sich ein kurzer Praxistest. Nehmen Sie einen Auftrag, den es wirklich gab, am besten einen mit zwei Positionen und einem Kunden, dessen Anschrift etwas ungewöhnlich ist (Zusatzzeile, c/o, ausländische Adresse). Legen Sie ihn in jedem Kandidaten an. Dann arbeiten Sie die folgende Reihenfolge ab:

1. Kunde anlegen. Wie viele Klicks braucht die Anschrift, und passt die Darstellung?
2. Kleinunternehmer-Einstellung suchen. Finden Sie sie ohne Hilfe, und wirkt sie auf die Vorschau?
3. Zwei Positionen mit unterschiedlicher Menge eintragen. Rechnet das Programm das Entgelt zu einer Summe zusammen und lässt jede Steuerzeile weg?
4. Den Steuerhinweis lesen. Steht dort Ihr Wortlaut? Die Norm schreibt keine feste Formulierung vor, deshalb darf und muss der Text zu Ihnen passen.
5. Die Rechnung als PDF erzeugen und auf einem anderen Gerät öffnen.
6. Eine bewusste Korrektur machen. Wie geht das Programm damit um, und bleibt die erste Fassung erhalten?

Wenn ein Kandidat bei Schritt 2 oder 3 scheitert, brauchen Sie die anderen Punkte gar nicht mehr zu prüfen. Notieren Sie sich die Minuten, die Sie pro Programm brauchen. Das ist ein guter Gradmesser für den Alltag, wenn Sie die Rechnung zwischen zwei Kundenterminen schreiben.

Warum der niedrigste Preis nicht immer der günstigste ist

Preisseiten laden dazu ein, die kleinste Zahl zu nehmen. Bei Rechnungsprogrammen führt das gelegentlich in eine Sackgasse, weil der Einstieg nur einen Teil des Bedarfs abdeckt. Ein Beispiel aus unseren Daten: Billomat nennt für den Einstiegstarif Professional einen Nutzer, 30 Rechnungen pro Monat und keine Bankanbindung. Wer zwei Nutzer braucht oder die Bank anbinden möchte, steigt in den nächsten Tarif auf, und der Preis, den er am Ende zahlt, ist ein anderer als der in der Tabelle. Dasselbe gilt für Zusatzmodule: Bei sevdesk ist die Zeiterfassung ein bezahltes Zusatzmodul, bei FastBill gehört sie zum Tarif Solo.

Rechnen Sie deshalb in zwei Schritten. Erstens: Welche drei Funktionen brauche ich, damit mir das Programm im Alltag wirklich Arbeit abnimmt? Zweitens: In welchem Tarif liegen diese drei, und was kostet er? Die Differenz zwischen Einstiegspreis und Funktionspreis ist die Zahl, die zählt. Dort, wo die Preisseite die Zuordnung nicht verrät, ist der Funktionspreis unbekannt. Das ist kein Mangel Ihrer Recherche, sondern ein Grund, den Anbieter zu fragen, bevor Sie Daten hineinladen.

Zwei weitere Preisfallen sind bekannt. Manche Seiten zeigen den Preis bei jährlicher Zahlung zuerst, und der Monatspreis bei monatlicher Zahlung liegt höher. Wir führen in der Tabelle deshalb den Monatspreis bei monatlicher Zahlung auf und lassen befristete Rabatte weg. Und: Alle Preise sind netto, also ohne Mehrwertsteuer. Die Rechnung des Anbieters enthält dann noch Umsatzsteuer obendrauf. Ob Sie diese als Kleinunternehmer anders behandeln als ein Unternehmen mit Vorsteuerabzug, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung; für den Vergleich gilt: Wer seine tatsächliche Belastung kennen will, rechnet mit dem Preis inklusive Mehrwertsteuer.

Was kostet ein Programm im Vergleich zu einer Vorlage?

Eine Vorlage kostet nichts, aber sie arbeitet nicht mit. Sie hilft Ihnen, nichts zu vergessen, doch Nummern, Kundenlisten und Ablage bleiben Ihre Aufgabe. Wenn Sie bisher mit Word oder Excel gearbeitet haben, fragen Sie sich, wie oft in den letzten drei Monaten etwas schiefging: eine doppelte Nummer, ein vergessener Hinweis, eine Datei, die niemand wiederfand. Ist die Antwort „nie“, brauchen Sie kein Programm, sondern vielleicht nur die saubere Vorlage und etwas Disziplin. Ist sie „mehrmals“, relativiert sich der Monatspreis schnell.

Zwischen beiden liegt der Rechnungsgenerator dieser Seite. Er rechnet eine Position, setzt im Kleinunternehmer-Modus die Steuerzeile weg und speichert nichts auf einem Server. Für gelegentliche Rechnungen kann er reichen. Wenn Sie ihn öfter als einmal die Woche öffnen und jedes Mal dieselben Kundendaten eintippen, ist das ein ehrlicher Hinweis, dass ein Programm Ihnen Arbeit abnehmen würde.

Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?

Unabhängig vom Werkzeug bleibt der Inhalt gleich. Die kurze Antwort: Sie nennen beide Beteiligten mit Anschrift, Ihre Steuerkennung, das Datum, die Leistung nach Art und Menge, den Betrag in einer Summe und den Hinweis auf die Steuerbefreiung. Mehr verlangt die gelesene Norm nicht. Den Aufbau Schritt für Schritt erklärt der Hub Rechnung als Kleinunternehmer, und mit der Pflichtangaben-Checkliste können Sie eine fertige Rechnung gegenlesen. Ob das Programm all das korrekt umsetzt, sehen Sie nur an der erzeugten Rechnung, nicht an der Produktseite.

Welche Fragen Sie dem Anbieter vor dem Wechsel stellen sollten

Kundenservice ist selten ein Entscheidungskriterium, bis man ihn braucht. Drei Fragen lohnen sich, bevor Sie Daten hineinkippen:

• Wie komme ich später an meine Rechnungen und Kundendaten heran, wenn ich kündige? Lässt sich alles als Datei exportieren, oder bleibt es im System?
• Welche Laufzeit gilt? Manche Preisseiten nennen den Monatspreis bei monatlicher Zahlung und einen anderen bei jährlicher. Ein Tarif mit Mindestlaufzeit ist kein schlechter Tarif, aber Sie sollten ihn wissen.
• Was passiert mit dem Gratis-Tarif, wenn ich die Grenze überschreite? Wird gesperrt, abgerechnet oder nur gewarnt?

Eine Besonderheit nennt die Preisseite von BuchhaltungsButler: Es gibt keinen Gratistest, dafür eine 30-Tage-Garantie mit Bedingungen. Wer ein Programm unter Ernstbedingungen testen will, sollte solche Konditionen vorher lesen, nicht erst nach dem Kauf.

Wie geht es nach der Auswahl weiter?

Legen Sie die ersten drei echten Rechnungen im neuen Programm an und vergleichen Sie sie mit den alten. Sind Betrag, Hinweis und Anschrift identisch? Dann sind Sie startklar. Ihre alten Rechnungen bleiben, wo sie sind, und werden nicht in das neue System umgezogen, solange das nicht nötig ist. Die gesetzliche Aufbewahrung liegt nach § 14b UStG bei 8 Jahren (Quelle); ein Wechsel entbindet nicht davon. Wenn Sie sich unsicher sind, ob eine Software eine Angabe richtig behandelt, fragen Sie Finanzamt oder Steuerberatung. Dieser Vergleich ersetzt keine Beratung.

Noch kein Favorit? Der Software-Finder filtert dieselben Daten nach Kleinunternehmer-Einstellung, Gratis-Tarif, Bankanbindung und Preisgrenze. Mehr zur Auswahl allgemein steht im Hub Rechnungsprogramm.