Rechnungs­programm kostenlos: Gratis-Tarife und ihre Grenzen

Gratis ist kein Preis, sondern eine Grenze. Wer das einmal verinnerlicht hat, liest Preisseiten anders: Sie suchen nicht mehr nach der Null, sondern nach der Zahl daneben. Drei Rechnungen im Monat, fünfzig Dokumente, ein Logo in der Fußzeile. Jede dieser Angaben beantwortet eine andere Frage, und nur eine davon entscheidet, ob der Gratis-Tarif bei Ihnen funktioniert.

Dieser Artikel sortiert die Gratis-Angebote, die wir auf den Preisseiten der Anbieter gefunden haben (gelesen am 04.10.2026), und zeigt auch, wo Programme keinen dauerhaften Gratis-Tarif haben, sondern nur eine Testphase. Ein „bestes kostenloses Rechnungsprogramm“ nennen wir nicht. Es gibt keine Rangliste und keine Noten, nur Zahlen mit Quelle und ein paar Fragen, die Sie selbst beantworten müssen.

Welche kostenlosen Rechnungsprogramme gibt es?

Die Tabelle zeigt alle neun Programme. In der Spalte „Grenze laut Anbieterseite“ steht, was die Preisseite zum Gratis-Tarif sagt. Wo kein Gratis-Tarif existiert, steht das dort, und die Spalte „Test oder Garantie“ zeigt, wie Sie das Programm stattdessen ausprobieren können. Alle Tarifnamen sind reiner Text; aktuell ist bei keinem Anbieter ein Partnerlink aktiv.

Preise netto (zuzüglich Mehrwertsteuer) pro Monat bei monatlicher Zahlung, laut Preisseite des jeweiligen Anbieters. Stand: 04.10.2026. Preise ändern sich, bitte beim Anbieter prüfen. „unbekannt“ heißt: Die gelesene Preisseite ließ keine sichere Aussage zu. „ja“ nennt, wo die Quelle es hergibt, den Tarif, ab dem die Funktion bestätigt ist.

Beim Lesen der Zeilen fällt eines sofort auf: BuchhaltungsButler steht auf „unbekannt“. Die Preisseite nennt keinen Gratis-Tarif, verweist im Menü aber auf ein „Gratis Rechnungsprogramm“. Dieses separate Angebot haben wir nicht gelesen, deshalb schreiben wir weder „ja“ noch „nein“. Dasselbe gilt für Details zu Tarifen, die auf der Seite nur als Stichwort auftauchen.

Die vier Gratis-Tarife im Einzelnen

sevdesk: drei Rechnungen im Monat

Der kostenlose Tarif von sevdesk ist ein klar abgegrenztes Angebot: drei Rechnungen pro Monat, unbegrenzte Kontakte und Produkte, keine Kreditkarte nötig. Mehr zu dieser Preisseite steht im Artikel sevdesk Rechnungsvorlage. Der Anbieter beschreibt außerdem eine 14-tägige Testphase mit allen Funktionen, nach der das Konto in den kostenlosen Tarif wechselt. Wer pro Monat vier oder mehr Rechnungen schreibt, stößt hier an die Grenze, noch bevor die Testphase ihren Zweck erfüllt hat. Der erste bezahlte Tarif heißt „Rechnung“ und kostet 12,90 € netto pro Monat. EÜR und Bankanbindung beginnen erst im Tarif Buchhaltung (25,90 €).

easybill: viel Platz, wenig Kontakte

Bei easybill ist der Tarif Free großzügig bei den Dokumenten: 50 pro Monat, darunter Angebote, Aufträge, Rechnungen und Lieferscheine. Die Grenze liegt woanders, nämlich bei drei Kontakten. Das passt zu jemandem, der wenige Kunden hat, die oft beauftragen. Für eine Übersetzerin mit zwanzig wechselnden Kunden ist es ein ungünstiger Zuschnitt. Der Tarif Starter (12,00 €) hebt die Grenzen auf 250 Dokumente und 20 Kontakte. Laut Anbieter stehen die Server in Deutschland; im Free-Tarif ist zudem ein Zugang für die Steuerberatung enthalten.

Zervant: die Rechnung ist gratis, die Details sind es nicht

Zervant listet im Gratis-Tarif Angebote und Rechnungen, die Verfolgung von Einnahmen und Ausgaben und die Verbindung zu einem Bankkonto. In der FAQ nennt der Anbieter eine Grenze von fünf Rechnungen pro Monat, während die Tarifkarte von „unbegrenzt“ spricht. Diesen Widerspruch lösen wir nicht auf, sondern weisen darauf hin, dass Sie die aktuelle Grenze beim Anbieter bestätigen lassen sollten. Und dann gibt es noch den finnischen Hintergrund: Ohne USt-IdNr. nennt die Seite zusätzlich finnische Umsatzsteuer auf die Abo-Preise. Das betrifft die bezahlten Tarife, aber es lohnt sich, die Frage vor der Anmeldung zu klären, statt später über eine Abrechnung zu stolpern.

Papierkram: das Logo als Preis

Papierkram nennt für den kostenlosen Tarif Grundfunktionen der Buchhaltung und weist darauf hin, dass das Papierkram-Logo in der Fußzeile der Dokumente erscheint. Das ist ein ehrlicher Tauschhandel, aber einer, den man kennen sollte, bevor man eine Rechnung an einen Neukunden schickt. Wer Wert auf ein reines eigenes Briefbild legt, rechnet den Wechsel in den bezahlten Tarif S (15,90 €) gleich mit ein. Papierkram ist laut Preisseite zudem eines der beiden Programme mit bestätigter Kleinunternehmer-Einstellung; die Seite spricht außerdem von „EÜR, UStVA, BWA usw.“, die automatisch erstellt werden.

Welches ist das beste kostenlose Rechnungsprogramm?

Die Frage steht in jedem Suchergebnis, und sie hat keine seriöse Antwort ohne Gegenfrage: für wen? Ein Gratis-Tarif, der drei Rechnungen erlaubt, ist für die Gelegenheitsrechnerin das beste Angebot und für den Vielschreiber das schlechteste. Ein Tarif mit Logo in der Fußzeile ist für ein Nebenprojekt in Ordnung und für einen Auftritt gegenüber Firmenkunden vielleicht nicht. Wer „das Beste“ sucht, sucht eigentlich eine Entscheidung, die ihm jemand abnimmt. Wir geben Ihnen stattdessen ein Verfahren an die Hand:

1. Zählen Sie Ihre Rechnungen der letzten drei Monate. Nehmen Sie den höchsten Monat, nicht den Durchschnitt.
2. Zählen Sie die Kunden, an die Sie in diesem Zeitraum geschrieben haben.
3. Streichen Sie in der Tabelle alle Gratis-Tarife, deren Grenze unter Ihren Zahlen liegt.
4. Bleibt etwas übrig, legen Sie dort einen Probeauftrag an.
5. Bleibt nichts übrig, schauen Sie in die Spalte „Erster bezahlter Tarif“, und vergleichen Sie diesen Preis mit Ihrem Aufwand.

Kostenlos testen ist nicht kostenlos nutzen

Vier Programme bieten keinen Gratis-Tarif, wohl aber eine Testphase: FastBill 14 Tage ohne Abo, Billomat 14 Tage mit allen Funktionen, orgaMAX 14 Tage ohne Zahlungsdaten und Lexware Office 30 Tage mit den Funktionen der Version XL. Das ist ein nützlicher Zeitraum, um einen Probeauftrag durchzuspielen, und er ist ausdrücklich kein Dauerangebot. Wer sich nicht entscheidet, verliert nach Ablauf den Zugang zu den Testfunktionen; ob die angelegten Daten erhalten bleiben, sagt die Preisseite nicht. Bei orgaMAX endet der Test laut Seite automatisch; bei Billomat ebenfalls. Notieren Sie sich das Enddatum am Tag der Anmeldung, nicht am Tag davor.

Ein Sonderfall ist BuchhaltungsButler. Dort gibt es auf der Preisseite keinen Gratistest, sondern eine 30-Tage-Garantie mit Bedingungen, die der Anbieter nennt. Wer diesen Weg wählt, sollte die Bedingungen vorher lesen. Ein Gratis-Angebot ist das nicht, auch wenn das Wort „Garantie“ ähnlich beruhigend klingt.

Wie hoch sind die Kosten für das Lexware-Rechnungsprogramm?

Lexware Office hat keinen dauerhaft kostenlosen Tarif, aber eine gut lesbare Preisleiter, jeweils netto pro Monat: S 7,90 €, M 12,90 €, L 21,90 €, XL 32,90 €. Wichtig für die Frage nach dem Rechnungsprogramm: Tarif S ist laut Tarifbeschreibung die Belegerfassung, Angebote, Rechnungen und Mahnungen beginnen bei M, Buchhaltung und EÜR bei L. Die Seite weist außerdem auf monatliche Kündbarkeit hin und nennt zeitlich befristete Rabattaktionen für die ersten Monate. Solche Aktionen ändern sich, deshalb steht in unserer Tabelle der Katalogpreis.

Für wen eignet sich Lexware Office?

Aus der Preisseite lässt sich ein Profil ablesen, aber keine Zielgruppenangabe des Anbieters im engeren Sinn. Lexware Office bündelt Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Buchhaltung, EÜR, Umsatzsteuer und Bankfunktionen in aufbauenden Tarifen. Das spricht für Selbstständige, die später mehr als Rechnungen brauchen und ein Programm suchen, das mitwächst, ohne dass sie den Anbieter wechseln. Wer nur zwei, drei Rechnungen im Quartal schreibt, zahlt dort mehr als im Gratis-Tarif eines Wettbewerbers. Wer sich fragt, ob die Funktion „Kleinunternehmer“ vorhanden ist, findet auf der Preisseite keine Aussage, also: unbekannt.

Welche kostenlosen Buchhaltungsprogramme gibt es?

Die Frage taucht in den Suchergebnissen häufig neben der nach Rechnungsprogrammen auf. In unseren Daten gibt es zwei Tarife, bei denen Buchhaltungsfunktionen ohne Monatspreis dabei sind: Papierkram Free (Grundfunktionen der Buchhaltung, mit Logo) und Zervant Free (Einnahmen und Ausgaben verfolgen, Bankkonto verbinden). sevdesk nennt EÜR und Bankanbindung erst ab dem bezahlten Tarif Buchhaltung. Ob ein „Einnahmen und Ausgaben verfolgen“ bereits eine vollständige EÜR ersetzt, behaupten wir nicht. Die Gratis-Tarife der Buchhaltung für sich, mit ihren Grenzen, beschreibt der Artikel Buchhaltungssoftware kostenlos; wie Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer aufgebaut ist und was sie kostet, steht im Artikel Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer.

Hat DATEV ein Rechnungsprogramm?

Wer nach Gratis-Lösungen sucht, landet früher oder später bei DATEV, weil Steuerberatungen es nutzen. Wir haben für DATEV keine Preisseite gelesen und können deshalb weder Preise noch Funktionen nennen. Das ist keine Ausrede, sondern eine Grenze unseres Vergleichs. Was sich sagen lässt: Mehrere der hier verglichenen Programme nennen eine DATEV-Schnittstelle (sevdesk im Tarif Rechnung, FastBill mit DATEV-Export, orgaMAX). Das ist für Sie interessant, wenn Ihre Steuerberatung mit DATEV arbeitet und Belege dorthin übergeben werden sollen.

Was ein Gratis-Tarif sonst kosten kann

Zeit ist der größte Posten. Ein Programm, das Sie nach einem Jahr verlassen müssen, weil die Grenze erreicht ist, verlangt von Ihnen einen Umzug: Kundendaten exportieren, Vorlagen neu bauen, laufende Nummern fortführen. Das ist keine Katastrophe, aber ein Aufwand, der in keiner Preisspalte steht. Fragen Sie deshalb schon vor der Anmeldung, wie ein Export funktioniert. Auch die Nummernreihe verdient einen Gedanken: Die Nummer muss laut § 14 Abs. 4 UStG fortlaufend sein und darf nur einmal vergeben werden, ein Neustart bei 1 im neuen Programm kann das durcheinanderbringen. Die Norm lässt mehrere Zahlenreihen ausdrücklich zu; ein fester Aufbau ist nicht vorgeschrieben.

Ein Beispiel, erfunden: Svenja Krause schreibt Rechnungen für ihre Hundepension, etwa sechs im Monat. Sie startet im Gratis-Tarif eines Anbieters mit fünf Rechnungen pro Monat und merkt im dritten Monat, dass sie zwei Rechnungen nicht mehr anlegen kann. Sie hat jetzt drei Möglichkeiten: in den bezahlten Tarif wechseln, einen Teil der Rechnungen in der Vorlage schreiben oder zum nächsten Anbieter ziehen. Alle drei kosten etwas. Hätte sie ihre sechs Rechnungen schon vor der Anmeldung gezählt, wäre sie gleich im richtigen Tarif gestartet.

Drei Rechenbeispiele aus dem Alltag

Zahlen machen die Grenzen anschaulich. Die folgenden Beispiele sind erfunden, die Grenzen stammen von den Preisseiten.

Tim, Gitarrenlehrer. Er stellt am Monatsende acht Rechnungen für Schüler, immer mit demselben Text. Im Gratis-Tarif von sevdesk (drei Rechnungen pro Monat) kommt er nicht aus, im Tarif Free von easybill (50 Dokumente, drei Kontakte) auch nicht, weil er acht Kunden hat. Zervant wäre mit der FAQ-Grenze von fünf Rechnungen ebenfalls zu knapp. Bei ihm ist die Antwort klar: Ein Gratis-Tarif aus unserer Tabelle reicht nicht, der erste bezahlte Tarif ist der nächste Schritt, oder eine Vorlage, die er einmal einrichtet.

Karin, Texterin. Sie hat drei Stammkunden und schreibt jeden Monat je eine Rechnung, zusätzlich bis zu zwei Angebote. Für sie passt der Free-Tarif von easybill: drei Kontakte, 50 Dokumente. Wird ein vierter Kunde dazukommen, steht sie vor dem Wechsel zu Starter (12,00 €). Sie weiß es vorher, deshalb ist es kein Schrecken.

Dennis, Hobby-Töpfer. Er verkauft ein paarmal im Jahr auf Märkten und schreibt gelegentlich eine Rechnung an eine Gastronomie. Für ihn genügt der Generator oder eine Vorlage. Ein Konto bei einem Anbieter wäre mehr Verwaltung, als er braucht.

Gemeinsam ist den Beispielen: Die Entscheidung fällt an der Zahl der Rechnungen und der Kunden, nicht an der Marke. Wer drei Minuten rechnet, spart sich einen Umzug.

Gratis-Tarif und Steuerhinweis: der Punkt, den man leicht übersieht

Als Kleinunternehmer brauchen Sie ein Programm, das keine Steuerzeile erzeugt und den Hinweis auf § 19 UStG setzt. Diese Funktion ist in unseren Daten nur bei FastBill (bezahlt, kein Gratis-Tarif) und Papierkram bestätigt. Bei sevdesk, easybill und Zervant, den anderen drei Gratis-Anbietern, nennt die Preisseite sie nicht, sie ist unbekannt. Das ist die wichtigste Lücke im Vergleich: Ein Gratis-Tarif, der die Kleinunternehmer-Einstellung nicht kennt, ist für Sie kein Sparangebot, sondern ein Risiko, denn wer Umsatzsteuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, riskiert nach § 14c Abs. 2 UStG eine Steuerschuld.

Testen Sie deshalb im Gratis-Tarif zuerst genau diesen Punkt: Probeauftrag anlegen, Vorschau ansehen, nach einer Steuerzeile suchen. Das dauert fünf Minuten. Wenn die Vorschau eine Steuerzeile zeigt, die Sie nicht ausblenden können, ist der Tarif für Sie ungeeignet, so billig er auch ist. Wie dieser Test im Detail aussieht, beschreibt der Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

So verlassen Sie einen Gratis-Tarif sauber

Irgendwann stößt fast jeder an die Grenze. Dann kommt es darauf an, wie gut Sie vorbereitet sind. Vier Schritte machen den Wechsel leicht:

1. Exportieren Sie Ihre Kundendaten und die bisherigen Rechnungen als Dateien, bevor Sie etwas ändern.
2. Notieren Sie die zuletzt vergebene Rechnungsnummer und führen Sie die Reihe im neuen System fort, damit keine Nummer doppelt vorkommt.
3. Legen Sie Ihre Textbausteine und den Steuerhinweis zuerst an und sehen Sie sich die Vorschau an.
4. Schreiben Sie die erste echte Rechnung erst, wenn die Probe stimmt, und bewahren Sie die alten Rechnungen unabhängig vom Programm auf. Die Aufbewahrungsfrist liegt nach § 14b UStG bei 8 Jahren (Quelle).

Warum bieten Anbieter überhaupt kostenlose Tarife an? Weil sie hoffen, dass Sie bleiben, wenn Sie wachsen. Das ist ein legitimes Geschäftsmodell, kein Geschenk, und es erklärt, warum Gratis-Tarife meist an den Stellen eng sind, an denen ein wachsender Betrieb als Erstes Bedarf hat: Dokumentenzahl, Kontakte, Logo. Das ist keine Kritik, sondern ein Hinweis, bei der Auswahl die Grenze zu lesen, nicht die Überschrift.

Wann eine Vorlage oder der Generator genügt

Wer wirklich nur gelegentlich Rechnungen schreibt, kommt ohne Konto aus. Der Rechnungsgenerator dieser Seite rechnet eine Position, kennt einen Kleinunternehmer-Modus und lässt Ihre Eingaben im Browser. Er legt keine Kundendatei an und vergibt keine Nummern. Das ist kein Nachteil, solange Sie weniger Rechnungen schreiben, als Sie bequem im Kopf behalten. Für alles darüber ist ein Gratis-Tarif oder ein bezahlter Einstieg die ehrlichere Lösung. Muster zum Herunterladen finden Sie im Fach Rechnungsvorlage.

Die Checkliste für den Gratis-Tarif

• Wie viele Rechnungen sind pro Monat erlaubt, und was passiert bei Überschreitung?
• Wie viele Kontakte darf ich anlegen?
• Steht ein fremdes Logo auf meinen Dokumenten?
• Lässt sich die Kleinunternehmer-Einstellung aktivieren, falls ich sie brauche? Nach unseren Daten ist sie nur bei FastBill und Papierkram bestätigt.
• Kann ich meine Daten exportieren?
• Gilt der Gratis-Tarif dauerhaft oder nur für einen Zeitraum?

Sechs Antworten, die Sie in zehn Minuten auf einer Preisseite und in der FAQ finden. Danach wissen Sie, ob sich der Probeauftrag lohnt. Wer lieber filtert als liest, nutzt den Software-Finder, der denselben Datenbestand nach kostenlosem Tarif, Bankanbindung, EÜR und Preisgrenze sortiert. Einen Überblick über Auswahlkriterien gibt der Hub Rechnungsprogramm, die Besonderheiten für Selbstständige mit Steuerbefreiung behandelt der Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer.

Alle Preise und Funktionen stammen von den Anbieterseiten und können sich ändern. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.