Rechnungs­vorlage für Klein­unternehmer: Aufbau und Mustertext

Eine einzige Zeile wird in vielen Vorlagen falsch gemacht: der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Mal fehlt er, mal steht daneben noch „inkl. 19 % MwSt.“, mal ist er so lang, dass er in der Fußzeile verschwindet. Dabei ist die Aufgabe klein: Der Kunde soll erkennen, warum auf Ihrer Rechnung kein Steuerbetrag steht.

Wir gehen die Vorlage von oben nach unten durch. Die Quellen sind die Normen selbst, gelesen am 04.10.2026: § 34a UStDV für die Angaben, § 19 UStG für die Steuerbefreiung. Was ein Mustertext sein soll, ist als Beispiel gekennzeichnet und erhebt keinen Anspruch auf Rechtsverbindlichkeit. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Die eine Zeile: der Hinweis auf § 19 UStG

Die gelesene Norm verlangt einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung nach § 19 UStG angewendet wird. Sie legt keine Formulierung fest. Eine Wortwahl, die sich an die Norm anlehnt, lautet: Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG (Quelle). Andere gängige Varianten sind gleichermaßen denkbar, etwa „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“. Sie dienen als Beispiele aus dem Alltag, nicht als amtliche Formel. Entscheidend ist, dass der Hinweis erkennbar auf die Befreiung nach § 19 UStG verweist und an einer Stelle steht, an der ihn der Kunde findet, also in der Nähe der Summe, nicht im Kleingedruckten am Seitenende.

Vier Hinweise zur Praxis. Erstens: Setzen Sie den Satz einmal in die Vorlage, statt ihn bei jeder Rechnung neu zu tippen. Zweitens: Lassen Sie jede Steuerzeile weg, auch eine mit „0 %“. Drittens: Schreiben Sie nirgends „Netto“ und „Brutto“, wenn beides dieselbe Zahl ist; die Summe ist die Summe. Viertens: Wer Steuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, riskiert nach § 14c Abs. 2 UStG eine Steuerschuld ((Quelle)). Das ist der eigentliche Grund, warum der Unterschied zur allgemeinen Vorlage mehr ist als Kosmetik.

Was in die Vorlage gehört, Feld für Feld

Die Sonderliste nach § 34a UStDV ist kürzer als die allgemeine Liste. Hier die Felder in der Reihenfolge, in der man sie auf einer Seite anordnet, mit dem, was die Norm verlangt und was nicht:

1. Name und vollständige Anschrift beider Parteien (Gesetz)
2. Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr. des Ausstellers (Gesetz)
3. Ausstellungsdatum (Gesetz)
4. Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung (Gesetz)
5. Entgelt in einer Summe und Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG (Gesetz)
6. Wort „Gutschrift“ bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger nur falls zutreffend (Gesetz)

Gesetzestext gelesen am 04.10.2026.

1. Absender: Name und Anschrift

Ihr vollständiger Name und Ihre Anschrift. Die Norm lässt eine Bezeichnung genügen, die die Beteiligten eindeutig erkennen lässt ((Quelle)); in der Praxis nehmen Sie Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort.

2. Steuerkennung

Eine von drei Angaben genügt: Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-IdNr. Welche Sie haben, steht in Ihren Unterlagen vom Finanzamt. Setzen Sie nur ein, was Ihnen zugeteilt wurde, und tragen Sie in der Vorlage keine Nummer ein, die Sie später vergessen zu ersetzen.

3. Empfänger

Name und Anschrift des Kunden. Bei Firmen gehört der Firmenname dazu, bei Privatpersonen der Name. Eine Zeile „z. H. Frau Beispiel“ ist praktisch, aber keine Pflicht.

4. Ausstellungsdatum

Das Datum, an dem Sie die Rechnung ausstellen. Legen Sie in Word oder Excel kein automatisches Datum an, das sich beim Öffnen ändert. Eine versandte Rechnung muss in einem Jahr dasselbe Datum zeigen wie heute.

5. Leistung nach Art und Menge

Was haben Sie wofür gemacht? „Beratung“ ist knapp, „Konzeptberatung, 3 Stunden am 12. und 13. Oktober“ ist besser. Je klarer der Text, desto weniger Rückfragen. Das ist der Teil der Vorlage, der sich am stärksten nach Ihrem Beruf richtet; Textbausteine für häufige Leistungen sparen später die meiste Zeit.

6. Entgelt in einer Summe und der Hinweis

Ein Betrag, darunter der Satz zur Steuerbefreiung. Mehrere Positionen dürfen Sie auflisten, am Ende steht eine Gesamtsumme.

7. „Gutschrift“ nur im Sonderfall

Das Wort gehört auf eine Rechnung, wenn der Leistungsempfänger sie ausstellt, nach vorheriger Vereinbarung. Für die normale Rechnung, die Sie selbst schreiben, bleibt das Feld leer, und das Wort taucht nirgends auf.

Was nicht Pflicht ist, aber sich bewährt

Die Sonderliste verlangt keine laufende Nummer ((Quelle)) und kein Leistungsdatum ((Quelle)). Bankverbindung und Zahlungsziel gehören ebenfalls nicht zu den Pflichtangaben ((Quelle)). Trotzdem stehen sie auf fast jeder Rechnung, aus gutem Grund: Ohne Bankverbindung weiß der Kunde nicht, wohin er überweisen soll, und ohne Nummer wissen Sie selbst in einem Jahr nicht, welche Rechnung gemeint war. Betrachten Sie diese Felder als Service, nicht als Pflicht. Das hilft bei der Entscheidung, was Sie in die Vorlage aufnehmen: Pflicht, hilfreich, überflüssig.

Zur Rechnungsnummer: Die allgemeine Norm verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, einmalig vergeben. Ein bestimmtes Format schreibt sie nicht vor. Ein Muster wie „2026-001“, „2026-002“ ist deshalb ein Vorschlag, kein Gesetz. Wichtig ist, dass keine Nummer zweimal vorkommt. Wenn Sie mit einer Vorlage in Excel arbeiten, führen Sie eine Liste der vergebenen Nummern in einer eigenen Datei, nicht im Kopf.

Ein Mustertext zum Nachbauen

Das folgende Beispiel ist erfunden. Namen, Anschrift und Beträge sind ausgedacht und gehören nicht zu einer echten Person.

Beispiel (fiktiv)
Anna Beispielfrau, Fotografie · Musterweg 7 · 99999 Musterstadt
Steuernummer: [Ihre Angabe]

An: Muster GmbH · Beispielallee 3 · 11111 Beispielort

Rechnung Nr. 2026-014 · Datum: 12.10.2026

Porträtshooting, 2 Stunden: 140,00 €
Bildbearbeitung, 10 Fotos: 60,00 €

Summe: 200,00 €
Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.

Bitte überweisen Sie den Betrag innerhalb von 14 Tagen auf das Konto: [Ihre Bankverbindung]

Auffällig an dem Beispiel ist, was fehlt: Es gibt keine Steuerzeile, keine Spalte „Netto“, keine Zeile „Brutto“. Die Frist von 14 Tagen ist eine Wahl der fiktiven Anna und kein Wert aus dem Gesetz; eine allgemeine gesetzliche Zahlungsfrist haben wir nicht belegt. Die Nummer folgt einem Muster, das sich Anna selbst ausgedacht hat.

Die Vorlage in Word einrichten, Schritt für Schritt

Wer mit Word arbeitet, kann die Vorlage in einer Viertelstunde bauen. Die Reihenfolge hilft, nichts zu vergessen:

1. Legen Sie Seitenränder von etwa zwei Zentimetern fest und setzen Sie Ihren Absender in die Kopfzeile, damit er auf jeder Seite erscheint.
2. Bauen Sie für den Empfänger einen festen Adressblock, in dem die Anschrift in der Standardposition sichtbar ist.
3. Erzeugen Sie eine Tabelle mit den Spalten Beschreibung, Menge, Einzelbetrag und Betrag. Eine Spalte „Steuer“ gehört nicht hinein.
4. Setzen Sie unter die Tabelle eine Zeile „Summe“ und direkt darunter den Hinweis auf § 19 UStG als festen Text.
5. Schützen Sie den festen Text, soweit Word das erlaubt, damit er nicht versehentlich überschrieben wird.
6. Speichern Sie die Datei als Vorlage, nicht als normales Dokument, damit jede neue Rechnung als Kopie beginnt.
7. Exportieren Sie jede fertige Rechnung als PDF und legen Sie dieses PDF ab, nicht die Word-Datei.

In Excel läuft es ähnlich, mit einem zusätzlichen Punkt: Sperren Sie alle Zellen außer den Eingabefeldern und lassen Sie die Summenformel einfach nur addieren. Je weniger Formeln, desto weniger kann beim Überschreiben kaputtgehen. Ein Rechnungsformular, das Sie selbst bauen, kostet Zeit; wer sie nicht hat, nutzt den Generator oder ein fertiges Muster und passt nur Texte an.

Wie sich der Leistungstext je nach Beruf unterscheidet

Der Hinweis auf die Steuerbefreiung ist überall gleich, der Leistungstext nicht. Drei erfundene Beispiele zeigen, wie viel Klarheit in einer einzigen Zeile steckt:

• Nachhilfe: „Einzelunterricht Mathematik, 4 Termine à 60 Minuten im Oktober 2026, 140,00 €“. Anzahl, Dauer und Zeitraum stehen da, der Kunde kann sie mit seinem Kalender abgleichen.
• Übersetzung: „Übersetzung Deutsch-Englisch, Handbuch, 12 Normseiten, 360,00 €“. Der Umfang steht da, die Art der Leistung ist erkennbar.
• Holzarbeit: „Anfertigung eines Regals nach Maß, Eiche, 180 × 90 cm, 480,00 €“. Material und Maße genügen, um die Rechnung später zuzuordnen.

Die Norm verlangt Menge und Art der Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung. Wie konkret Sie werden, bleibt Ihre Entscheidung, aber ein Kunde, der den Posten nicht versteht, ruft an. Ein guter Leistungstext spart einen Anruf. Sammeln Sie die besten Formulierungen in einer eigenen Liste und kopieren Sie sie in die Vorlage, statt jedes Mal neu zu formulieren.

Vier Fehler, die in Vorlagen immer wieder vorkommen

Wer fremde Vorlagen durchsieht, stößt auf wiederkehrende Probleme. Die folgenden vier lassen sich alle vor dem Versand erkennen:

1. Versteckte Steuerzeile. In der Tabelle steht „MwSt. 0 %“ oder „19 %“ in einer grau gedruckten Zeile, die man übersieht. Ein Blick in die Excel-Formeln oder die Word-Tabelle genügt, um sie zu finden.
2. Verwechselte Steuerkennung. Steuernummer, USt-IdNr. und Kleinunternehmer-IdNr. sind drei verschiedene Angaben. Setzen Sie die ein, die Ihnen zugeteilt wurde, und beschriften Sie sie richtig.
3. Überschriebene Nummer. Die alte Nummer bleibt stehen, weil man die Datei nur umbenannt hat. Zwei Rechnungen mit derselben Nummer sind ein Problem für Ihre Ablage und für den Kunden.
4. Hinweis nur im Anhang. Der Satz zur Steuerbefreiung steht auf der zweiten Seite oder in der Fußzeile in winziger Schrift. Er gehört in die Nähe der Summe.

Ein weiteres, selteneres Problem: Die Vorlage trägt noch den Namen des früheren Kunden im Dateinamen oder in den Dokumenteigenschaften des PDF. Öffnen Sie das erzeugte PDF und lesen Sie Dateinamen, Titel und Kopfzeile, bevor Sie es versenden.

Wenn die Rechnung falsch war: berichtigen statt überschreiben

Ein Fehler passiert. Wichtig ist, wie Sie damit umgehen. Nach der gelesenen Norm gilt: Fehlende oder unrichtige Angaben können in einem Dokument berichtigt werden, das eindeutig auf die Rechnung Bezug nimmt (Quelle) (§ 31 Abs. 5 UStDV). In der Praxis heißt das: Ändern Sie nicht still die Datei, die der Kunde schon hat. Erstellen Sie ein neues Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und die richtigen Angaben nennt. Die Vorlage sollte dafür einen kurzen Hinweistext bereithalten, etwa „Berichtigung zu Rechnung Nr. 2026-014 vom 12.10.2026“. Das ist ein Vorschlag aus der Praxis, keine amtliche Formel. Bei einem strittigen Einzelfall, etwa wenn der Kunde den Steuerhinweis nicht versteht, holen Sie fachliche Hilfe ein, bevor Sie mehrere Fassungen versenden.

Aufbewahren und versenden

Rechnungen sind nach § 14b UStG 8 Jahre (Quelle) aufzubewahren. Legen Sie deshalb jede versandte Rechnung als PDF ab, in einer festen Ordnerstruktur, etwa nach Jahr und Nummer. Eine Excel-Datei, die sich bei jedem Öffnen verändert, ist als Ablage ungeeignet. Das gilt auch für Word-Dateien mit automatischen Feldern. Wer seine Rechnungen nur auf einem Laufwerk speichert, sollte außerdem eine Sicherungskopie an einem zweiten Ort haben. Wie diese Sicherung aussieht, ist Ihre Wahl. Entscheidend ist, dass sie existiert und dass Sie wissen, wo sie liegt.

Gibt es eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer?

Ja. Im Fach Rechnungsvorlage liegen Muster zum Herunterladen, und der Rechnungsgenerator erzeugt eine Rechnung im Browser. Er kennt einen Kleinunternehmer-Modus: Die Steuerzeile entfällt, die Pflichtfelder nach § 34a werden geprüft, und die Eingaben bleiben im Browser. Beide Angebote sind Hilfsmittel ohne Gewähr. Ob eine Vorlage zu Ihrem Fall passt, entscheiden Sie am echten Auftrag, nicht an der Überschrift „kostenlos“.

Wer eine Vorlage von irgendeiner Seite nimmt, sollte sie lesen wie einen fremden Vertrag. Steht dort eine Steuerzeile? Fehlt der Hinweis? Gibt es Felder, die es für Ihren Fall nicht braucht? Dieselbe Prüfung gilt für unsere Muster.

Word, Excel oder PDF? Ist es erlaubt, Rechnungen in Excel zu schreiben?

Die gelesenen Normen zählen Angaben auf. Von einem bestimmten Programm ist dort nicht die Rede, deshalb ist ein Excel-Blatt als Werkzeug nicht verboten. Es hat aber typische Schwächen. In Excel stehen Formeln, die man beim Überschreiben zerstört; in Word steht der Text der letzten Rechnung noch drin, wenn man ihn nicht ersetzt. Beide Dateien kann man versehentlich unter dem alten Namen speichern. Diese Fehler passieren häufiger, je mehr Rechnungen es werden. Wie die Excel-Dateien aus diesem Fach gebaut sind und was ihr Blattschutz sperrt, beschreibt der Artikel Rechnungsvorlage in Excel; das ausfüllbare PDF und seine Grenzen behandelt der Artikel Rechnungsvorlage PDF.

Ein Vorschlag aus der Praxis, keine Vorschrift: Halten Sie eine leere, schreibgeschützte Version bereit und speichern Sie jede Rechnung als neue Datei mit Nummer und Kundenkürzel im Namen. Wandeln Sie den Versand in ein PDF um, damit der Kunde etwas Unveränderliches erhält, und legen Sie das PDF ab. Wie Sie selbst ein Rechnungsformular erstellen, hängt vom Programm ab: Sie zeichnen ein Kopfblock-Feld, ein Positionsraster, eine Summenzeile mit festem Hinweistext, und fertig. Wichtig ist, dass kein Feld Steuer berechnen kann.

Prüfen, bevor die erste Rechnung rausgeht

Lesen Sie die fertige Vorlage mit den Augen Ihres Kunden. Eine Prüfung dauert fünf Minuten und kann Ihnen eine Rückfrage ersparen:

1. Stehen Name und Anschrift beider Seiten drauf?
2. Ist Ihre Steuerkennung eingetragen, und ist es eine, die Ihnen zugeteilt wurde?
3. Ist das Datum fest und nicht „heute“?
4. Beschreibt der Text Art und Menge der Leistung verständlich?
5. Steht eine Summe da, und gibt es keine Steuerzeile?
6. Steht der Hinweis auf § 19 UStG in der Nähe der Summe?
7. Ist die Nummer eindeutig?

Wenn Sie es noch einmal gegenlesen wollen, hilft die Pflichtangaben-Checkliste. Sie führt die Angaben beider Listen mit Quellen auf und prüft eine fertige Rechnung gegen. Das ersetzt keine Beratung, ist aber ein zweiter Blick.

Wann eine Vorlage nicht mehr reicht

Eine Vorlage ist ein Werkzeug für kleine Mengen. Spätestens wenn Sie jeden Monat dieselben Kunden anschreiben, mehrere Dokumente gleichzeitig offen haben oder nach alten Rechnungen suchen, lohnt ein Blick auf ein Programm. Es ist ein Wechsel mit Vor- und Nachteilen: Sie gewinnen Ablage und Nummernlogik und tauschen sie gegen einen Monatspreis. Wie diese Programme für Kleinunternehmer aussehen und worauf Sie bei der Kleinunternehmer-Einstellung achten sollten, beschreibt der Artikel Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer. Wer vor allem nach einem kostenlosen Einstieg sucht, liest Rechnungsprogramm kostenlos.

Der Überblick über die Rechnung für Kleinunternehmer insgesamt steht im Hub Rechnung als Kleinunternehmer, die allgemeine Rechnung mit der längeren Pflichtliste erklärt der Hub Rechnung schreiben. Zwei Mal im Jahr lohnt es sich, die Vorlage neu zu lesen: ob die Anschrift noch stimmt, die Steuerkennung, der Text. Das dauert zehn Minuten und kostet nichts.