Rechnungs­vorlage kostenlos: welche Datei passt, worauf achten

Drei Suchergebnisse, drei kostenlose Downloads, und am Ende liegen drei Dateien auf dem Rechner, die sich in einem Punkt widersprechen: Steht auf der Rechnung eine Steuerzeile, oder steht sie nicht? Die eine Vorlage weist 19 % aus, die zweite 0 %, die dritte schreibt „inkl. MwSt.“ unter die Summe. Alle drei heißen „Rechnungsvorlage kostenlos“, und jede wäre für einen anderen Absender richtig.

Dieser Artikel sortiert, was „kostenlos“ bei Vorlagen bedeutet, welche Datei zu welcher Rechnung passt und woran Sie eine fremde Vorlage erkennen, der man trauen kann. Er beschreibt außerdem ehrlich, was die Dateien aus dem Fach der Rechnungsvorlagen bieten und wo sie aufhören. Beispiele sind erfunden und gekennzeichnet; die Pflichtangaben stammen aus den Gesetzestexten, die wir am 04.10.2026 gelesen haben.

Wo finde ich eine kostenlose einfache Rechnungsvorlage?

Hier. Zu jeder der fünf Varianten, allgemein, Kleinunternehmer, Kleingewerbe, Handwerker und Freiberufler, gibt es eine Word-Datei, eine Excel-Tabelle und ein ausfüllbares PDF. Dazu kommt ein Beispiel-PDF mit erfundenen Daten je Variante, das nur zum Ansehen da ist. Die Dateien lassen sich ohne Konto herunterladen, und wenn Sie sie öffnen, ändern Sie die Felder, die farbig hinterlegt sind. Auf der zweiten Seite oder im Blatt „Hinweise“ steht eine Ausfüllhilfe, die vor dem Versand wegfällt.

Auf dieser Seite stehen außerdem Hinweise auf Rechnungsprogramme. Aktuell ist bei keinem Anbieter ein Partnerlink aktiv; wird einer aktiv, steht er mit dem Vermerk „Werbung“ da, und die Vorlagen bleiben dieselben. Wie wir mit Anbietern umgehen, beschreibt die Seite „Transparenz“.

Was „kostenlos“ bei einer Vorlage bedeutet

Bei Rechnungsvorlagen steckt in dem Wort mehr Spielraum als bei Software. Eine Datei kann kostenlos sein und trotzdem etwas kosten: Zeit zum Anpassen, das Risiko eines Fehlers und die Mühe, sie später zu pflegen. Man kann vier Arten unterscheiden:

• Ohne Gegenleistung. Sie laden die Datei herunter und nutzen sie. So sind die Dateien in diesem Fach gedacht, als Muster ohne Gewähr.
• Gegen Daten. Manche Quellen verlangen vor dem Download eine E-Mail-Adresse. Das ist ein Tausch, den man kennen sollte, bevor man einen Namen und eine Adresse eingibt.
• Mit Werbung im Dokument. Ein fremdes Logo oder ein Hinweis in der Fußzeile steht auf jeder Rechnung, die Sie versenden. Bei Gratis-Tarifen von Programmen kommt das vor; Papierkram nennt es auf der Preisseite für den kostenlosen Tarif ausdrücklich.
• Als Köder. Die kostenlose Vorlage führt zu einem bezahlten Programm. Das ist ein legitimes Geschäftsmodell, solange die Vorlage nichts Falsches enthält.

Für Ihre Entscheidung zählt weniger, ob etwas kostet, als ob Sie genau wissen, was Sie bekommen. Darum steht bei jeder unserer Dateien, was sie enthält und was nicht.

Welche Datei passt zu welcher Rechnung?

Die fünf Varianten unterscheiden sich in wenigen Zeilen, aber diese Zeilen entscheiden. Die folgende Tabelle ordnet sie nach der Art der Rechnung, nicht nach dem Beruf: Ein Handwerker, der selten Material verkauft, braucht die Handwerker-Variante vielleicht nicht, eine Texterin mit Kleinunternehmer-Status braucht sie womöglich.

Die Wahl zwischen „mit“ und „ohne“ Steuerzeile ist keine Geschmacksfrage. Wer Umsatzsteuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, kann sie schulden, wie § 14c Abs. 2 UStG sagt (Quelle). Als Orientierung für die Steuerbefreiung nennt § 19 UStG Umsatzgrenzen von 25.000 € (Quelle) im Vorjahr und 100.000 € (Quelle) im laufenden Jahr. Ob eine davon für Sie gilt, klären Finanzamt oder Beratung, bevor Sie eine Datei wählen.

Gibt es eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer?

Ja, die Variante „Kleinunternehmer“ in allen drei Formaten. Sie hat keine Steuerspalte und keine Steuerzeilen und trägt am Ende den Hinweis „Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Es wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.“ Der Wortlaut ist ein Vorschlag; das Gesetz gibt in den gelesenen Quellen keinen festen Text vor. Die Liste der Angaben stammt aus § 34a UStDV: Namen und Anschriften, Steuerkennung, Datum, Leistung, Gesamtbetrag in einer Summe samt Hinweis. Rechnungsnummer und Leistungsdatum stehen nicht in dieser Liste; die Vorlage enthält sie als freiwillige Felder. Wie diese Variante Feld für Feld gemeint ist, erklärt der Artikel Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer.

Gibt es eine kostenlose Rechnungsvorlage für Privatpersonen?

Eine eigene Variante gibt es nicht, und das hat einen Grund. Die Vorschriften, die wir gelesen haben, sprechen vom Unternehmer als Aussteller; zum Fall einer Privatperson ohne Betrieb sagen sie nichts Ausdrückliches. Was für Menschen gilt, die gelegentlich gegen Geld helfen, haben wir nicht untersucht. Eine Vorlage, die so tut, als wäre alles geklärt, würde mehr behaupten, als belegt ist.

Praktisch hilft ein einfacher Beleg mit beiden Anschriften, Datum, Leistung und Betrag, der nichts behauptet, was nicht stimmt: keine erfundene Steuernummer, kein Befreiungshinweis ohne Grundlage. Wie so ein Beleg aussehen kann und welche Fragen Sie vorher klären sollten, steht im Artikel Rechnung schreiben als Privatperson. Ob der Beleg für Ihren Zweck genügt, entscheidet das Finanzamt oder Ihre Beratung.

Wo finde ich kostenlose Vorlagen für Rechnungen?

Quellen gibt es viele: Verbände, Anbieter von Software, Steuerportale, Büroartikelhersteller und Tabellen in Foren. Sie unterscheiden sich in Aktualität und Sorgfalt. Eine Vorlage von vor fünf Jahren kann Hinweise enthalten, die heute nicht mehr stimmen; eine Vorlage ohne Datum verrät nicht, ob sie zu den heutigen Texten passt. Bevor Sie eine fremde Datei nutzen, gehen Sie diese Liste durch:

1. Datum. Steht ein Stand dabei? Eine Vorlage ohne Stand ist schwer einzuordnen.
2. Steuerzeile. Ist sie fest eingebaut? Dann passt die Vorlage nur zu Absendern, die Steuer ausweisen.
3. Pflichtangaben. Gleichen Sie die Felder mit der Liste ab, am bequemsten mit der Pflichtangaben-Checkliste.
4. Fremde Hinweise. Stehen Logo, Webadresse oder Werbetext im Fuß, den Sie nicht ändern können?
5. Nummer. Gibt es ein Feld für eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer?
6. Sichtbare Formeln. Bei Tabellen: Rechnet die Datei richtig? Probieren Sie einen krummen Betrag mit dem Taschenrechner nach.
7. Herkunft. Wer hat die Datei erstellt, und steht ein Hinweis, dass sie ohne Gewähr ist? Wer Mustertexte als rechtssicher bewirbt, verspricht mehr, als ein Muster halten kann.

Ein Beispiel, erfunden: Ein Handwerker findet eine Vorlage, die gut aussieht, ein Logo-Feld hat und eine eigene Zeile für die Nummer. Im Fuß steht fest eingebaut „inkl. 19 % MwSt.“. Er prüft nach Punkt 2 der Liste und merkt: Die Vorlage passt nur zu Absendern, die Steuer ausweisen. Für seine Rechnungen mit Steuerbefreiung wäre sie falsch, und die Zeile ließe sich nur nach Aufheben eines Schutzes entfernen. Er sucht weiter. Die Prüfung hat zwei Minuten gedauert und eine falsche Rechnung verhindert.

Wer die Liste in zehn Minuten abgearbeitet hat, weiß mehr über eine Vorlage als aus ihrem Namen. Fällt sie bei zwei Punkten durch, ist sie keine Ersparnis, sondern Arbeit.

Gibt es kostenlose Rechnungsvorlagen in Excel?

Ja, in diesem Fach in fünf Varianten. Die Tabellen rechnen die Zeilensumme, die Steuer je Satz und den Gesamtbetrag selbst, sperren Formeln und Beschriftungen mit einem Blattschutz ohne Passwort und lassen die farbigen Eingabefelder offen. Sie vergeben aber keine Nummern, tragen kein Datum ein und haben eine feste Zahl von Positionszeilen. Der Artikel zur Excel-Vorlage im selben Fach beschreibt die Formeln einzeln. Wer nicht mit Zahlen jonglieren möchte, nutzt den Rechnungsgenerator, der im Browser rechnet und Ihre Eingaben nicht an uns sendet.

Was die kostenlosen Vorlagen nicht leisten

Eine Vorlage ist ein Gerüst. Sie kann Ihnen die Reihenfolge der Angaben abnehmen, aber nicht die Entscheidungen, die zu den Angaben führen. Das betrifft vier Bereiche:

• Steuerliche Einordnung. Ob Sie Steuer ausweisen, ob der ermäßigte Satz zu Ihrer Leistung gehört und ob eine Steuerbefreiung gilt, steht in keiner Datei. Als Zahlen nennt das Gesetz den Regelsatz mit 19 % (Quelle) und den ermäßigten mit 7 % (Quelle); welche Leistung zu welchem Satz gehört, haben wir nicht untersucht.
• Nummern und Ablage. Eine Datei kennt keine früheren Rechnungen. Die Nummer muss laut § 14 Abs. 4 UStG fortlaufend sein und einmalig vergeben werden; das organisieren Sie selbst.
• Zahlungsfristen. Zahlungsziel und Bankverbindung gehören nicht zur gesetzlichen Liste (Quelle), aber praktisch auf die Rechnung. Welche Frist Sie nennen, ist Ihre Entscheidung; was bei Verzug gilt, steht im Artikel Zahlungsziel und Verzugszinsen.
• Besondere Fälle. Gutschrift, Abschlagsrechnung und Berichtigung sind in den Dateien nur als Hinweis erwähnt. Ein Rechenwerk dafür enthalten sie nicht.

Ein Wort zur Formulierung „rechtssicher“, das in dieser Suche oft fällt: Kein Muster kann es sein, weil jede Rechnung ihre eigene Leistung, ihren eigenen Empfänger und ihren eigenen Steuerstatus hat. Wir schreiben deshalb „Muster ohne Gewähr“ und meinen es so.

Welches ist das beste kostenlose Rechnungsprogramm?

Die Frage schließt an die nach der Vorlage an, und sie hat keine einzelne Antwort. Wir führen keine Rangliste, geben keine Noten und führen keine Siegerliste. Was sich sagen lässt: Mehrere Anbieter nennen auf ihrer Preisseite einen dauerhaft kostenlosen Tarif, jeder mit einer eigenen Grenze, etwa eine feste Zahl von Rechnungen oder Dokumenten im Monat oder ein fremdes Logo auf den Belegen. Die Zahlen mit Quelle und Datum stehen im Artikel Rechnungsprogramm kostenlos. Die Frage nach dem „besten“ übersetzen Sie am besten in zwei Zahlen: wie viele Rechnungen und wie viele Kunden Sie im geschäftigsten Monat haben.

Was Anpassen wirklich kostet: eine Beispielrechnung der Zeit

„Kostenlos“ endet nicht beim Download. Ein Gedankenspiel mit erfundenen Zahlen: Eine Vorlage braucht beim ersten Mal zwanzig Minuten, bis sie eingerichtet und mit einer Proberechnung getestet ist. Jede echte Rechnung kostet danach fünf Minuten, davon zwei fürs Ablegen und Eintragen der Nummer. Bei vier Rechnungen im Monat sind das zwanzig Minuten, im Jahr vier Stunden. Bei vierzig Rechnungen im Monat sind es gut drei Stunden im Monat, und die Suche nach Nummern und Anschriften ist dabei noch nicht mitgezählt. Das sind Schätzungen, keine Messungen, und Ihre Zahlen werden anders aussehen. Die Rechnung dahinter bleibt aber dieselbe: Die Vorlage kostet Zeit pro Rechnung, ein Programm kostet Geld pro Monat, und irgendwo dazwischen liegt Ihr Wendepunkt.

Das gilt auch für den Fehlerposten. Eine falsche Zeile kostet eine Korrektur, im schlechtesten Fall eine Rückfrage des Kunden oder, bei ausgewiesener Steuer ohne Berechtigung, eine Steuerschuld. Eine Vorlage, die Sie selbst geprüft haben, kostet deshalb zehn Minuten Kontrolle mehr als eine, der Sie blind trauen, und diese zehn Minuten sind gut angelegt.

Kundendaten in Dateien: was beim Ablegen zu bedenken ist

Eine Vorlage, die Sie auf dem eigenen Rechner anpassen, schickt nichts irgendwohin. Sobald Sie Kundendaten eintragen, entstehen aber Dateien mit Namen und Anschriften, und die verdienen eine Ordnung. Legen Sie einen Ordner pro Jahr an, benennen Sie die Dateien nach Nummer und Kürzel statt nach dem vollen Kundennamen und sichern Sie den Ordner dort, wo Sie auch Ihre übrigen Geschäftsunterlagen sichern. Wer eine Vorlage aus einer fremden Quelle nutzt, öffnet die Datei zuerst ohne Kundendaten und achtet darauf, ob sie Makros enthält oder nach Verbindungen ins Internet fragt; ein Muster braucht beides nicht. Rechnungen sind nach § 14b UStG aufzubewahren, und zwar 8 Jahre (Quelle); die Ablage entscheidet also, ob Sie die Rechnung in Jahren noch finden.

Wie Sie eine kostenlose Vorlage in zehn Minuten einrichten

Ein Beispiel, erfunden: Lina Beispiel gibt Yogakurse und schreibt vier bis sechs Rechnungen im Monat, alle ohne Steuerzeile. Sie lädt die Variante „Kleinunternehmer“ als Word-Datei herunter und geht so vor.

1. Sie speichert die Datei als „Vorlage_leer“ in einem Ordner „Rechnungen 2026“ und legt eine zweite Datei „Nummernliste“ an.
2. Sie ersetzt Absender, Anschrift und Steuerkennung, löscht den Platzhalter für die Kundennummer und prüft, dass der Hinweis zur Steuerbefreiung stehen bleibt.
3. Sie schreibt eine Proberechnung mit erfundenen Daten, exportiert sie als PDF und öffnet sie auf dem Telefon.
4. Sie entfernt die Ausfüllhilfe auf Seite 2 aus der Vorlage und speichert diese Fassung als neue Vorlage.
5. Für jede echte Rechnung öffnet sie „Vorlage_leer“, trägt die Daten ein und speichert unter „2026-001_Kundenkürzel“ als Word-Datei und als PDF; die Nummer notiert sie in der Liste.

Zehn Minuten Einrichtung, danach pro Rechnung ein paar Minuten. Ob Lina ihre Einordnung als Kleinunternehmerin richtig getroffen hat, steht in keiner dieser Dateien; das hat sie vorher mit dem Finanzamt oder ihrer Beratung geklärt.

Wann sich der Umstieg auf ein Programm lohnt

Eine Vorlage arbeitet gut, solange Sie den Überblick behalten. Es gibt drei Zeichen, dass die Grenze erreicht ist. Erstens suchen Sie regelmäßig nach der letzten Rechnungsnummer. Zweitens tippen Sie dieselben Kundenanschriften immer wieder ab. Drittens rechnen Sie Zahlungen mit Dateien statt mit einer Liste ab. Wer sich in einem dieser Punkte wiedererkennt, sollte einen Blick auf Programme werfen, und zwar zuerst auf die mit Gratis-Tarif, weil man dort ohne Risiko mit einem Probeauftrag testen kann. Woran eine Vorlage an ihre Grenze stößt, beschreibt der Hub Rechnungsvorlage im Abschnitt dazu; wie ein Probeauftrag im Programm aussieht, steht im Artikel zum Gratis-Tarif.

Wichtig ist, nicht aus Gewohnheit zu wechseln. Wer zwei Rechnungen im Monat schreibt, wird von einem Programm eher beschäftigt als entlastet. Wer zwanzig schreibt, verliert mit einer Vorlage Zeit. Dazwischen liegt ein Bereich, in dem beides funktioniert, und dort entscheidet, womit Sie gern arbeiten.

Zum Schluss ein Hinweis in eigener Sache: Alle Dateien und Texte hier sind allgemeine Information. Sie ersetzen keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei Einzelfragen sind Finanzamt und Steuerberatung die richtigen Ansprechpartner.